Møtereferater

[Maylinn]

Her kommer vi til å legge ut referater fra medlemsmøter og styremøter

[Maylinn]

Referat medlemsmøte 01.06.2011, Arendal bowling kl. 19.00

-Da Olav Mangor Toften som gikk inn for Olaf Inge Nicholaisen, nestformann Kjetil Johnsen og Ove Andersson har trekt seg fra styret har vi bedt Tore J. Frigstad og Ronny Aslaksen hjelpe oss dra lasset videre, disse takket ja og sitter i styret frem til årsmøtet 2011.

-Oppsummering av NC#1 og SC#1 på Brokelandsheia 30.04 og 01.05 2011

* Løpet gav kiosken et bra overskudd Kiosken solgte bra og med tanke på det fine været og lite reklamering var det bra med publikum.

* Den nye kiosken fungerte bra, men det var veldig varmt inni så vi bør se om vi kan skaffe noen vifter.Grillen står litt høyt og bør senkes.

* Vi har ikke hatt fast parkering til kiosken så Sonja Frigstad sa seg villig til å ha kiosken stående hjemme frem til vinteren.Vi må skaffe ekstra nøkler bl.a. til Sonja.Lås til hengerdraget må også skaffes snarest.
Om vinteren har Oddbjørn tilbudt seg å oppbevare kiosken heime på låven.

* Banebygging. Banene ble bygget i seneste laget på kvelden.Neste gangmå vi være ute i god tid med banene. Vi må også gå over baneutstyr evnt. skaffe nødvendig utstyr, mer pinner, plastrør etc.

* Mange førere var misfornøyd med 3 minutters seksjoner.Det ble for mye banking av biler, mye skruing, knekking av pinner. Dette bør vi ta til etterretning til neste løp.

* Original og standard banene er for tøffe. Det er for mye banking av biler, dette er en ødeleggende faktor for rekruttering. Vi bør bygge "snillere" baner, mer teknisk krevende.
Modifisert og promod fungerer bra som de er. protobaner kan kanskje bygges tøffere, mer krevende baner.

- Funksjonærløp 2 juli 2011 i sandtaket Øvre Gjerstad.
Klubben innbyr til løp for alle som har vært funksjonærer, hjelpere i kiosken, etc. Her er det viktig at førere stiller og gir noe tilbake til de som gjør det mulig å drive denne sporten.
Her må vi få til ett samarbeid med "pølsekjørerne".
Innbydelse og info kommer.

- Lørdagsstand i Tvedestrand:
Vise oss frem, både trialbiler og gatebiler. Holde stand utenfor pizzabakeren i Tvedestrand.
Muligens før løpet i september for å reklamere.

- Doene.
Disse må rengjøres før løp. Disse er fæle

- Sjekke muligheten for å arrangere sørlandscup/klubbmesterskaphelgen på Røedsåsen eller Haugereid.

- Norgescupfinale:
* Bør arrangeres på Brokelandsheia.
* Se på muligheter for å bruke mer av feltet. Folk ønsker kjøre på nye steder, lite brukte seksjoner. Se på muligheter for å plassere kiosken andre steder enn ved trialbua ved bruk av feltet lenger inne.
* Evnt. prøve nye kjøremåter. forslag om å snu baner til lunsj, kjøre motsatt vei evnt. ha fem nye baner om mulig.Dette for å kjøre nye baner, prøve noe nytt.
* Ansvarlig for banebygging: Ronny Aslaksen.

- Kursing av funksjonærer -tilby funksjonærer kursing for å ta brikker slik at vi ikke "bruker opp" de funksjonærene vi har, samt engasjere andre funksjonærerogså. Tommy sagt seg villig til å holde kurs om ønskelig.

-Prøve å engasjere til flere frikjøringer. Innføre frikjøring søndagene etter medlemsmøte.

- Generelt håper vi på å engasjere flere medlemmer. Lite oppmøte på medlemsmøter. Vi håper å klare å også engasjere "pølsekjørerne" mer.


Styremøte hos Ronny Aslaksen kl 20.00 for å samle det nye styret.






-
Det blir styremøte hos Ronny Aslaksen søndag 5 juni kl. 20.00

[Maylinn]

REFERAT FRA STYREMØTE 16.08.11

Tilstede: Fredrik Bogenes, nils B. Mørland, Ronny Aslaksen, Maylinn Swinburne, Tore J. Frigstad.

Følgende saker ble tatt opp på møtet:

1. Referat fra forrige møte ikke tilgjengelig.
Her må sekretæren ta seg selv i nakken.

2.Styrets sammensetning:
Ronny og Tore johans stillinger i styret. Følgende er bestemt:

Formann: Nils B. Mørland
Nestformann: Tore J. Frigstad
Styremedlem1: Oddbjørn Thingsbæk
Styremedlem2: Ronny Aslaksen
Varamedlem: Fredrik Bogenes
Kasserer: Monica Haugstøyl
Sekretær: Maylinn Swinburne

Kontaktinfo til styret skal klistres på aok sin side på pirate4x4.no

3. TerrengTouring kjøres som vanlig i sørlandscupen selv om det har vært lite oppmøte. Vi må prøve å komme med mer info om hva dette egentlig innebærer slik at det blir forstått at dette er noe ALLE med 4x4 biler kan kjøre. dette skal være en klasse for alle enten det er orginalt utstyr på bilen eller "rigga" bil.

4. det har tidligere vært lagt ut et forslag om medlemsmøter hjemme i garasjen til klubbens medlemmer, styret følger opp den listen som er lagt ut og tar kontakt med de som står på listen. Først på listen er Oddbjørn thingsbæk sin garasje onsdag 7 september, Nils tar ansvar for å kontakte og avklare dette.

5. Giroer til medlemskap. vi må ha giroen mer tilgjengelig og jobbe mer aktivt i å prøve få flere medlemmer. evnt. at flere har giroer tilgjengelig.

6. Klubbmesterskap 10 og sørlandscup 11 sep.
Det er blitt bestemt at denne gangen skal modifisert førerne med Ronny Aslaksen i spissen ha ansvaret for arrangering av løpet.

Vi kjører klubbmesterskapet lørdag og sørlandscup søndag.
terrengtouring kjøres også begge dager.her er det viktig å legge ut mer info om dette i innbydelsen.

det bygges baner for 6 klasser i hver seksjon. terrengtouring klassen kan max benytte seg av standardspor.

7. klarhet for tid i banene. det bygges baner for 4 min og dette informeres om i innbydelsen.

8. Nils ordner plater som alt utstyr som skal brukes i hver seksjon kan henge på og enkelt bæres med til seksjonene.

9. Orginal/standard banene bør bygges mildere og heller mer teknisk krevende. Tidligere baner har gitt for stor påkjenning for bil og utstyr.
alltid være muligheter for å kunne knekke pinner i hver port til alle klasser.

10. kioskvogna.

kioskvogna leies ut under brokelandsdagene til Monica Haugstøyl.
følgende forslag til utleiepriser, styremedlemmer 500,- pr. døgn., klubbmedlemmer 1000,-pr. døgn, andre 1500,- pr døgn.

styret må finne kioskansvarlig(e)

Grillen må kunne tas ut av kiosken, kabelgatene og ventilasjonshatt må repareres/monteres. Nils tar ansvar for at dette blir ordnet.

kjøleskap til vogna. Maylinn kontakter bryggeriet ang. kassert brukbart kjøleskap.

Liten fryse til å ha i kiosken. Nils sjekker dette.

11. klubbsiden. Denne er angrepet av spam og dette må tas tak i snarest. ønskelig å få tilbake den gammle siden og få denne opp og gå, det må også skaffes en web ansvarlig. tore Johan tar ansvar for dette.

12.Siste runden av norgescup og sørlandscup 24-25.09 arrangeres på brokelandsheia. denne helgen er det også suzukitreff så dette må avklares med suzukiklubben. Nils tar kontakt ang. dette.

13. innmelding av styret til frivillighetsregisteret, nmk og nbf. sekretærens ansvar.

14. innbydelse til Dugnad/frikjøring søndag 21.08 fra ca 1200 og utover.
rydding av kjøreområdet lengst inne, det feltet som ble brukt under eurotrial 08.



maylinn swinburne

[Maylinn]

STYREMØTE 15.09.11 KL. 20.00
Sted: Modalen, hos Ronny Aslaksen

Tilstede: Ronny Aslaksen, Tore J. Frigstad, Oddbjørn Thingsbæk,Monica Haugstøyl, Maylinn Swinburne og Jørgen Paulsen (invitert av styre for å informere om løpshelgen 24-25.09.11

Evaluering av sc#4 og klubbmesterskapet, 10-11.09.11

Klubben hadde ingen med erfaring til å ta påmeldingen, da Monica dessverre måtte jobbe overtok Ronny Aslaksen ansvaret for dette. Det hadde vært tydelig at dette ikke var noe Ronny var kjent med og det hadde blitt litt surr med papirer og betalinger, men oppgjøret stemte til slutt og alle fikk til slutt riktige papirer. Her er det ønskelig at vi finner to ansvarlige til hvert løp i tilfelle sykdom etc. Vi må også prøve lære opp flere til dette.

Papirer til påmelding og teknisk ankom også i seneste laget, alt av papirer må være klart til påmeldingen starter.

Finne frem sjekklister til de som sitter i påmeldingen slik at alle vet hva som skal ordnes.

Økonomisk: klubben sliter med å gå i pluss på løpene. Få deltagere og høye premieutgifter gjør det vanskelig å få det til å gå rundt. For å gå i null må vi ha minst 20 biler til start. Etter SC og KM går klubben i null, mulig noe underskudd når sanitet og pokaler er betalt.

Styret har diskutert å gå ned på størrelsen på pokaler, i hvert fall codriver pokaler eller alternativt høyne startavgiften i SC fra 300,- (dagens pris) til 400,-. Det er også snakket om å legge inn forslag på årsmøtet til NBF om høyning av startavgiften også i Norgescupen fra 400,-(dagens pris) til 500,-. Det er delte meninger om dette i styret.

Styret vil ta en opptelling av de pokalene vi har stående for å slippe kjøpe fullt sett neste løp.

Tavlene til baneutstyr fungerte bra,to stk ble laget på medlemsmøte hos Oddbjørn,tre til må lages.

Oddbjørn har skaffet dekk til kioskvogna, Ronny og Tore Johan bytter disse.

Tore J. har ordnet forsikring på kioskvogna gjennom Gjensidige, vi har nå full kasko og veihjelp på vogna.

Kommende løp, NC#5 og SC#5 24-25.09.11

Styret har bedt Jørgen Paulsen og Tommy Olsen om hjelp til å arrangere NC rundene for klubben, dette fungerte veldig bra første runden i mai hvor Tommy tok ansvaret, Jørgen var derfor bedt på dette styremøte for å informere styret hvordan ting ligger ann.

Styret har fått printet ut sjekkliste og vi gikk igjennom dette for å fordele ansvar.

Rydding, vasking av kioskvogna. Monica H. tar ansvar for dette.

Tore Johan tar ansvar for frakt av kioskvogna.

Ronny tar ansvar for banebygging.

Doen må tømmes, Jørgen ordner dette, Monica A. rengjør.

Klubben mangler personer med brikker, bl.a. juryleder til helgens løp. Jørgen skal prøve å ordne juryleder, i verste fall må vi betale en av NBF sine juryledere. Styret må finne ut hvem som har brikker og kursing av funksjonærer. Bedre oppfølging av funksjonærene våre.

Alle må hjelpe å rydde etter løpet, det blir derfor ikke premieutdeling før det er ryddet.

Suzukiklubben har også treff denne helgen. Tore Johan tar kontakt med ansvarlig slik at det blir greit for alle å være på samme kjørefelt.
Det er viktig at alle tar med sin egen søppel, også viktig å påse at alle deltagere fra suzukiklubben får beskjed om dette.

Det vil bli en aldri så liten avsluttningsfest på lørdagen for førere og funksjonærer. Tommy rigger opp teltet til bussen. Det blir levende musikk og for å dekke inn dette håper vi alle kan være med å gi en slant til bandet , da vi ikke har penger i klubben til å dekke dette.Deltagere på suzukitreffet er selvsagt velkomne, alle må også gjerne handle mat i kiosken begge dager.

Styret har bestemt at vi søker om to NC løp neste sesong, første og siste runde, 5.5.12 og 29.9.12, Det kjøres da også SC disse helgene. Frist for søknader 1.10.11, Maylinn tar ansvar for å søke NBF.

Det har kommet forslag på å legge KM og SC tidligere på sesongen enn vi gjorde i år. Styret diskuterer dette samt de resterende SC rundene neste møte.

Neste medlemsmøte er ifølge planen meningen skal være hos Olsen Bil v/ Martin Johannessen. Vi hadde håpet Martin kunne lært oss litt om grunnarbeid, sparkling,lakking etc. Neste medlemsmøte er Onsdag 5.10. Maylinn kontakter Martin for å avklare dette.


Mvh Styret
Maylinn Swinburne

[Tommy]

REFERAT STYREMØTE 18.12.2011

Tilstede: Ronny, Maylinn, Monica H., Oddbjørn, Nils og Tore J.

Saker til Årsmøtet
1. Kiosk - Klubben trenger vaktmester til kiosken, det må utføres noe rep./vedlikehold.
2. Rydde Team 2012- Vi trenger å fålaget liste over ansvarlige til å rydde kjørefelt,
søppel etter kiosk, samt levering av søppel.
3. Arrangemanger 2012
Sørlandscup?, Sørlandsmesterskap?
4. Regnskapet 2011
5. Valg


Arrangemanger 2012:
Klubben sliter med å få nok folk til å stille opp, her må det settes mer press på førere ang. banebygging, rydding etc. Flere må ta ansvar. Klubben må vurdere å sette bort SC til andre klubber evnt. kutte ned på løp hvis ikke flere bidrar, vi sliter ut de samme folkene gang på gang.
Årsmøtet er en fin anledning å få sjekket innsatsviljen blant klubbens medlemmer.

Følgende er planlagt av løp:

2 stk NC runder første og siste

Sørlandscup 5 runder, vi tar 2 runder, Svarstad/skien 3 runder?

Klubbmesterskap og Sørlandscup 1 14.4-15.4 på kjørefelt på Bergsmyr? Det jobbes med å få til et kjørefelt på Bergsmyr Tvedestrand. Muligheter for bruk av Ertec sitt område til depo/camping.

Vi prøver igjen å få til et nytt funksjonærløp da dette fikk så bra mottakelse som det gjorde.Foreløpig dato er satt 30.06.12

Pga. lite deltakelse i SC må klubben se seg nødt til å kutte i pokalutgifter for å få rundene til å gå rundt økonomisk. Forslag har vært å bruke av restepokaler, overskuddspokaler fra tidligere løp.

Det er ønskelig å kjøre på samme regler i Norgescupen og Sørlandscupen da forskjellene allerede er så små. Det er ønskelig at SC reglene blir lik NC reglene, dette vil gjøre det lettere for banebyggere og funksjonærer/dommere.

Valgkomitèen: Roy Håverstad og Bjørnar Hovatn


Følgende plasser står til valg:

Formann: Nils B. Mørland
Nestformann: (på valg)
Styremedlem 1: Oddbjørn Thingsbæk
Styremedlem 2: (på valg)
Sekretær: (på valg)
Kasserer: Monica Haugstøyl
Vara 1: (på valg)
Vara 2: Fredrik Bognes


Klubben sender fortløpende ut invitasjon til årsmøtet som vil finne sted
28.01.2012 kl. 1800- 2000 på Angelstad Grendehus, det vil også bli Julebord for de igjenværende fra 2030. Innbydelse kommer.

MVH
Maylinn Swinburne

[Maylinn]

Styremøte 22.01.2012

Sted: Hos tore J. Frigstad, Tvedestrand
Tilstede: Tore J. Frigstad, Nils B. Mørland, Ronny Aslaksen, Oddbjørn Thingsbæk, Maylinn Swinburne, Monica Haugstøyl stemte via sms.)

1. Valg av årets funksjonær, årets debutant og årets offroader.Maylinn ordner premier til disse.

2. Sørlandscuprundene 2012:
Styret har vært i kontakt med Kristiansand Offroadklubb og de ønsker arrangere sørlandscup for oss. Det blir da dobbeltrunder i Kr. Sand, Svarstad og Skien.
Klubben ser for seg at SC rundene ser følgende ut, dette må selvsagt avklares med de øvrige klubbene:
SC# 1 og 2 i Svarstad 14-15 april 2012 (evnt. SC#6 og 7 6-7 otober 2012
SC#3 og 4 Skien 19-20 mai 2012 (evnt. Blir dette SC# 1 og 2)
SC# 5 og 6 Kristiansand 1-2 september 2012 (evnt. At dette blir SC# 3 og 4)
SC#7 Brokelandsheia 23 september 2012 (I forbindelse med NC#5 22 sep. 2012)
Klubbmesterskapet blir da lagt til NC#1 helgen 5-6 mai 2012 og kjøres da søndag 6 mai 2012.

NM- Norgesmesterskap i biltrial.
Blir det bestemt at det skal arrangeres NM i år, ønsker klubben at Tommy Olsen arrangerer på vegne av nmk arendal. Evnt. At klubben tar på å arrangere dette på egenhånd. Uansett ønskelig for klubben å holde dette.

3. Regelverk SC
Det har lenge vært ønskelig å få et regelverk likt regelverket i Norgescupen. Det er blitt utarbeidet et nytt forslag. Regelverket er tilpasset biltrial, TT og i tillegg også Funclass.

4. Valgkomiteen arbeider med nye medlemmer til styret.

5. Innkomne saker:
I tillegg til nytt regelverk er det igjen kommet inn et ønske om å dele AOK og NMK Arendal.

Styret håper så mange som mulig kan komme på møtet og ikke minst delta på julebordet senere på kvelden.
Vel møtt.

Mvh Styret

[toresailor]

Styremøte i Arendal Offroad klubb, og NMK Arendal Offroad

Dato: 19-02-2012
Sted: Knutsvikmyra, Tvedestrand
Møte startet: 18:00

Sak 1 Sørlandscup 2012, fastsette datoer.
Etter diskusjoner og kontroll av bilsport kalendrene på bilsport.no så ble følgende datoer og arrangører valgt for årets sørlandscup.
SC 1 14 April Svarstad
SC 2 15 April Svarstad
SC 3 06 Mai Arendal
SC 4 01 September Kr.Sand
SC 5 02 September Kr.sand
SC 6 13 Oktober Skien
SC 7 14Oktober Skien

Sak 2 Kjøremåte Sørlandscup
Da vi for å unngå så mye dødtid i Sørlandscupen må prøve ut ny kjøremåte, så ble det bestemt å prøve med 2 åpne seksjoner på formiddagen(før pause) og en seksjon(finale) etter pause hvor bilene kjører en og en. Her starter vi med den som leder etter de 2 første seksjonene, så snues lista på hodet, og den som ligger sist starter som nr 2.

Sak 3 Søke på Norges Mesterskap i biltrial 2012
Da årsmøtet ønsket at klubben skulle søke på å få arrangere NM i 2012 ble en søknad formulert på dette styremøtet. Etter en gjennomgang av bilsport kalenderen for 2012 så ble helgen med 15 og 16 September valgt. Dette var den eneste ledige helga vi fant på kalenderen. Noen små detaljer må fortsatt avklares før søknaden kan sendes, men sendes så fort dette er avklart.

Sak 4 Bane og ryddelister
På årsmøtet ble det tatt opp en sak angående ansvarlige for de forskjellige helgene vi arrangerer løp og treff framover. Det ble da bestemt at vi skulle sette opp lister over hvilke medlemmer som skal ha ansvaret for baner og rydding etter løp. Listene ble satt opp som følger, men flere navn kan komme på etter hvert.
1.Helg: Oddbjørn Thingsbæk. Monica Haugstøyl, Tore “Magic” Hansen, Brynjar Eriksen. NC1 og SC3

2.Helg: Tommy Olsen m/team, Jørgen Paulsen m/team, Tommy Bodin, Tom Erik Torgersen, Fredrik Bogenes, Skjalg Stenberg. Dette er NM helga

3.Helg: Tore Frigstad m/team, Ronny Aslaksen m/team, Frode Elshaug, Geir Byholt. NC5

Sak 5 Oppførsel på løp
Det var satt opp en sak ang oppførsel på løp, både ovenfor dommere og andre deltagere, samt ord bruk. Uansvarlig kjøring utenfor banene, over gangfart, er noe som har vært en gjenganger. Dette er noe vi skal ha slutt på. Dersom arrangørene/løpsledelsen bedømmer noens kjøring som uansvarlig, vil disse bli bedt om å kjøre bilen på henger, og vil ikke få fullføre løpet. Unødvendig og uvettig ordbruk, (kjefting på dommere, høylytt banning osv) kan også medfører bortvisning. Dette er noe som skal opplyses på alle førermøter før løp vi arrangerer.

Sak 6 Kvalitets mål for våre arrangemanger
Det ble her snakket litt om hva vi ønsker å ha som mål for arrangementene vi skal ha framover, spesielt i 2012.
Mål nr 1 er å få minst mulig klager på løpene vi arrangerer. Vi tenker her da mest på sekretariat, bergning, Service fra funksjonærer, samt lokalitetene/kjøre områdene.
Mål nr 2 er å få på plass søppel kontainere på stevnene, og om mulig også miljø stasjon. Det siste spesielt kostnads avhengig.
Mål nr 3 er Service, både fra førere og funksjonærer. Hjelpe til når andre trenger hjelp, Unngå spydige svar på spørsmål, samt kåring av hyggeligste sjåfør. Vi vil sette opp en post kasse i kiosken hvor funksjonærene blir bedt om å stemme på stevnets hyggeligste sjåfør, og denne vil bli kåret på slutten av året.

Sak 7 Medlemslister AOK og NMK Arendal
Vi vil nå ta tak i medlemslistene, og få laget et bedre system på dette. Vi vil lage en liste med kontakt info for hvert enkelt medlem. Med utgangspunkt i denne ønsker vi også å legge til flere opplysninger etter hvert om folk ønsker dette. F.eks bil merker, offroad grener osv. Vi ser også på muligheten for å ha disse listene på nett, da med begrensert info basert på medlemmenes ønsker. Arbeidet med medlemslistene skal starte så snart som mulig.
Møtet avsluttet: 20:45
Referent: Tore J Frigstad


Tilleggs info:

Det har i etterkant av dette møtet kommet fram at nordic trial er lagt til samme helg som vi hadde tenkt å søke på å arrangere NM. Det vil nå bli jobbet mere med å finne alternative datoer, og dette vil vi komme tilbake til når vi har funnet ut av det.

[toresailor]

God kveld,

Vedlagt følger Årsmøte referat og Årsberetning for Arendal Offroadklubb, og NMK Arendal Offroad.

Årsmøtereferat AOK og NMK Arendal Offroad.pdf

Årsberetning AOK og NMK Arendal Offroad.pdf

Mvh

For styret

Tore J. Frigstad
Arendal Offroadklubb, og NMK Arendal Offroad

[toresailor]

Referat styremøte 24.02.2013

Tilstede: Ronny Aslaksen, Terje Ingvaldsen, Tore Hansen, Monica Haugstøyl, Bjørnar Hovatn, Tore J. Frigstad

Møte start: 1900

Sak 1 Godkjenning av Årsberetning som måtte endres etter årsmøtet. Denne ble godkjent

Sak 2 Godkjenning av Årsmøtereferat. Dette ble godkjent

Sak 3 Papirer til Brønnøysund registeret, nytt styre må registreres. Mangler noen data, dette må taes på neste møte.

Sak 4 Arrangement for 2013. Klubben har tatt på seg å arrangere et minimum av 4 løp for 2013. Disse er satt til følgende datoer:

4. mai Norgescup runde 1
5. mai Klubbmesterskap
15. juni Sørlandscup runde 3
16. juni Sørlandscup runde 4


Itillegg så håper vi på å kunne få til et sommertreff iløpet av sommeren, men dette må vi komme tilbake til.

Etter de bestemte sakene var ferdige ble det gjort et forsøk på å fordele oppgavene for den kommende sesongen mellom medlemmene i styret. Dette må vi jobbe videre med, da ikke mye ble avgjort. Vi forsøker å sette opp en liste på oppgaver fram mot neste styremøte, og jobber videre med dette da.

Neste medlemsmøtet skal holdes i garasjen hos Jørgen Paulsen 6 Mars kl 1900

Møtet avsluttet kl 2130

For Styret

Tore J. Frigstad
Sekretær

[martinj]

Har dere tenkt å forklare noe mere rundt punkt 1 og punkt 2? hvorfor disse måtte endres???

[toresailor]

Referat fra ekstraordinært styremøte i forbindelse med medlemsmøtet 06.03.13

Tilstede: Ronny Aslaksen, Terje Ingvaldsen, Tore Hansen, Bjørnar Hovatn, Frode Elshaug, og Tore J. Frigstad

Sak: Regnskap for Arendal Offroadklubb 2012. Årsregnskapet manglet kontantoppgjør som oppstod etter løpene som ble avholdt i Sokndal. Dette må legges inn i regnskapet, og dette legges ut sammen med styremøte referatet.

Det beklages på det sterkeste at dette ikke kom med i årsregnskapet, men det er med dette lagt inn i regnskapet for 2012.

ARENDAL OFFROADKLUBB-2012 revidert.pdf


For Styret

Tore J. Frigstad
Sekretær

[martinj]

Referat fra ekstraordinært styremøte i forbindelse med medlemsmøtet 06.03.13

Tilstede: Ronny Aslaksen, Terje Ingvaldsen, Tore Hansen, Bjørnar Hovatn, Frode Elshaug, og Tore J. Frigstad

Sak: Regnskap for Arendal Offroadklubb 2012. Årsregnskapet manglet kontantoppgjør som oppstod etter løpene som ble avholdt i Sokndal. Dette må legges inn i regnskapet, og dette legges ut sammen med styremøte referatet.

Det beklages på det sterkeste at dette ikke kom med i årsregnskapet, men det er med dette lagt inn i regnskapet for 2012.

ARENDAL OFFROADKLUBB-2012 revidert.pdf


For Styret

Tore J. Frigstad
Sekretær

Hadde dere endret dette hvis ingen hadde oppdaget dette? for dere visste vel om det?
Dere benektet for å ha brukt klubbens midler til middagen da dere ble konfrontert med dette på årsmøtet!
Når det gjelder kursing av klubbpersonell er dette kjempebra, det er en ressurs for klubben, jeg lurer på om dere kan spesifisere hvem som fikk å hvor mye de fikk!

[toresailor]

Referat Medlemsmøte 12.03.13

Sted Angelstad Grendehus
Start kl 19:30
Tilstede: 17 medlemmer inkludert styre

Da det ved møtets start fortsatt manglet noen som hadde gitt beskjed om at de ville komme, så ble møtet startet med oppdatering på det som har skjedd på Brokelandsheia i det siste.
Sak 1:
Ronny Aslaksen var i dag på befaring ved kjørefeltet sammen med Gjerstad Trialklubb og Gjerstad kommune, da det er startet hugging av trær i området. Det som fort kunne blitt et problem for oss var at det var ikke planlagt noen rydding av kvist, og dette kunne blitt noe som hadde tatt hundrevis av dugnadstimer å få ryddet opp i. Å la kvist ligge og tørke i og nær kjøreområdene er både en sikkerhets risiko, samt en stor brannfare.
Det er nå blitt en enighet om at kvist samles på 2 steder der borte, og ingen av disse vil være i veien for oss. Området som skal hugges ut er mellom Kiosken, den blå kontaineren, depoet, og gangstien på nedsiden. Et nokså stort område så det skal bli spennende å se når de er ferdige.

Sak 2:
Styret orienterte om hva kontant beholdningen etter løpet i Sokndal har blitt brukt til.
Styret beklager på det sterkeste hvordan denne saken har blitt handtert, og det som har skjedd.
Alle på møtet fikk så anledning til å stille spørsmål, og disse ble besvart. Etter dette ble det tatt opp om medlemmene ønsket seg et nytt styre, eller om styret fortsatt hadde medlemsmøtets tillit, hvor det siste ble bekreftet, og denne saken er nå ferdig.





Sak 3:
Hvordan arbeide videre framover, og hvordan ønsker vi at ting skal fungere:
Sakslister til medlemsmøtene, samt referat fra disse må legges ut, sakslister og referater fra Styremøter skal også legges ut. Enkleste er her å bruke Pirate, da hjemmesiden vår ikke fungerer.
Det er viktig at slike ting som løp og andre arrangement kommer opp på medlemsmøtene, og medlemmene må her spørres om den hjelp som trengs i forbindelse med treff, løp og andre ting. Det ble også poengtert at det er ikke styrets oppgave å arrangere løp og treff, men å organisere dette med hjelp fra medlemmene.
Hvordan få inn saker til medlemsmøter og styremøter: Pirate forumet er en fin plass å fram saker som skal til diskusjon på medlemsmøtene og styremøter. Men det er på de to sistnevnte møter at slike ting skal diskuteres og avgjørelser taes.
Styret må bli flinkere til å få ut invitasjoner til medlemsmøtene, og da spesielt å få med en saksliste til disse møtene. Dette er kanskje noe som må avtales på medlemsmøtet før dette avsluttes, når en skal møtes neste gang. Vi ønsker her å fortsette med 1.Onsdag i måneden som kvelden for medlemsmøtet, og neste møte blir Onsdag 3 April. Hvor dette møtet skal holdes kommer vi tilbake til.
En foreløpig saksliste til neste medlemsmøtet er som følger:
1 Kioskvogna, Hva må gjøres, og hvem kan drifte denne
2 Sommertreff, vi har snakket om dette, men er det noen som er med å tar dette videre
3 Hjemmesida vår, hva skal skje med denne, noen som kan drifte den?
4 Løpshelga i mai. Vi skal arrangere NC1 og KM denne helga. Vi trenger folk til dette
5 Brainstorming ang framtida til klubben.

Neste styremøte i klubben er 24 Mars. Er det noen som har saker til dette møtet så ta kontakt med en i styret, eller send mail til arendaloffroadklubb@gmail.com

Noe som alle må tenke litt på framover er hvordan skal vi klare å dra litt nytte av all den flotte omtalen og reklamen vi nå har hatt på TV i forbindelse med programmet Garasjen på Viasat4. Vi må også se om vi kan finne muligheter til å promotere oss rundt på messer og utstillinger. Prøve å komme oss med rundt sammen med formula gutta nå som en start, og ta det videre derfra.

For medlemsmøtet
Tore J Frigstad
Sekretær

[toresailor]

Referat Styremøte 31.Mars 2013

Sted: Saltrød hos Monica H.
Start kl 18:00

Til stede: Frode Elshaug, Tore Hansen, Bjørnar Hovatn, Monica Haugstøyl, og Tore J. Frigstad

Styremøtet startet med at Monica serverte en nydelig middag. Kyllinggryte med pasta og baguetter.


Sak 1, Løpshelg 04, og 05 Mai.
Tommy har funnet ca 50 plakater, samt en del pokaler som vi kan bruke denne helga.
Fram mot medlemsmøtet må styre prøve å få tak i folk som kan stille opp å hjelpe på disse løpene. Så må vi spørre medlemsmøtet om å hjelpe til med de resterende som mangler.
Sportskomite er : Tore Hansen, Terje Ingvaldsen, og Bjørnar Hovatn.
Hva gjør vi med TT denne helga. Vi har tenkt til å ha med denne klassen i Klubbmesterskapet, og får ikke lengre lov til å kjøre denne klassen i samme seksjon som trial bilene. Dette må taes opp på medlemsmøtet til Onsdag.
Vi vil sette opp klubbens telt og arrangere en sosial kveld der etter Norgescup runden. Det vil bli enkel mat servering, Pizza, og musikk i teltet. Ikke planlagt levende musikk.


Sak 2, saker til medlemsmøtet:
1. Kiosk vogna, hvem kan ta seg av denne. Terje har sagt vogna kan stå hos han mellom løpene, og at han har folk som kan vaske den for oss. Men vi trenger noen som kan ta hovedansvaret for vedlikehold av vogna.
2. Sommer treff, er det noe interesse for dette? Er det noen som har mulighet til å ta seg av å arrangere dette?
3. Hjemmesida, Er det noen som kan ta ansvaret for å fikse litt på denne, eller sette opp en ny?
4. Løpshelga 04, og 05 Mai. Her trenger vi folk til å hjelpe.
5. Brainstorming angående framtida til klubben.


Sak 3, Arbeidsfordeling i styret.
Terje og Monica skal prøve å jobbe litt med sponsor midler og eventuelt være kontakt for nye kjøreområder.
Tore Hansen tar på seg jobben som bane ansvarlig, og kontakt person for kjørefeltene på Brokelandsheia og Øvre Gjerstad.
Bjørnar Hovatn skal ta seg av Innkjøp av rekvisita for løypebygging.
Tore J Frigstad har sekretær oppgaven til styret, samt innbydelser til løp og løpspapirer.

Møtet hevet kl 20:30

For styret,

Tore J. Frigstad
Sekretær.

[toresailor]

Referat Medlemsmøte 03.04.13

Sted Agder Supply Froland
Start kl 19:00
Tilstede: 11 medlemmer inkludert styre

Vi startet medlemsmøtet med å lese opp styremøtet referatet fra sist møte.
Et par saker kom opp til diskusjon etter at styremøtet referatet ble lest opp.

For TT ble det enighet om å lage baner parallelt med trial løypene, hvor de får andre typer utfordringer. Dette kan være en lengre strekke med flere forskjellige sporvalg som gir forskjellige prikk belastninger. Også andre typer utfordringer, alla presisjonskjøring må også vurderes. Våre sjåfører i TT skal her tenke litt over saken og komme tilbake med forslag til klubben.

Vi ble også snakkende litt om dette med tilleggspremier. Klubben ønsker nå å prøve å handle inn litt premier som kan deles ut i forbindelse med løp. Dette kan f.eks trekker på blant deltagere og funksjonærer. Dette vil vi komme tilbake til.

Sak 1 Kioskvogna:
Her kan kiosken stå hjemme hos Terje i sommer, Han ordner vasking og litt rydding av vogna mellom løpene. Vi trenger fortsatt en som kan ta ansvaret for vedlikehold av denne vogna. Medlemmene får tenke på dette fram mot neste møte, men vi trenger her en frivillig som kan ta seg av dette. Denne vogna er det som sørger for at klubben har litt midler til rådighet.

Sak 2 Sommer treff,
Vi ble her diskuterende litt om sommertreff, for eksempel på Hove eller et annet sted i nærheten av en camping plass. Hvor det kan satser på det sosiale rundt 4x4. Det kan f.eks settes opp GPS løp for biler med skilter og andre små konkurranser. Trial biler kan fraktes til nærmeste kjørefelt og ha små uhøytidlige konkurranser der. Alt i alt satse på et stort sosialt treff for alle med 4x4. Tore Hansen skal jobbe videre med dette, og se hva som kan la seg gjøre. Vi ser her på siste helga i Juli som en mulig helg.

Sak 3 Hjemmesida.
Her skal Finn-Arne Johansen se på om det er noe han kan få gjort med sida. Vi snakket her om å lage en statisk side med linker til både Facebook sida, og pirate4x4 forumet. Her skal det sees på mulige løsninger.

Sak 4, Norgescup runde 1 og Klubbmesterskap. 04 og 05 Mai.
Her ble det diskutert litt hvem som kan hjelpe med hva. Vi kom ikke i mål med alle funskjonærer, vi trenger fortsatt ca 10 hjelpedommere, og folk til å bygge baner. Vi kommer til å legge ut forespørsler på hjelp ettersom vi nærmer oss løp. Men løp skal det bli, og vi har bestemt oss for å kjøre dette løpet, uansett antall deltakere. Vi vil sette opp teltet og satser på en samling der på kvelden. Litt pizza og musikk satser vi også på.

Møtet ble så bestemt avsluttet kl 22:15, og brainstorminga (sak 5 ) ble utsatt til neste møte.

For medlemsmøtet
Tore J Frigstad
Sekretær

[Brynjar]

"Medlemsmøte" 040913.

Møte i garasjen hos Bjørnar på Froland. Totalt 5 stykker tilstede.. 2 fra styret, 2 medlemmer og ett ikke-medlem
Bjørnar serverte varm kaffe, kald Cola, varm eplekake og boller. Serveringen alene gjorde det verd å ta turen

Det ble snakket en del om hva man ønsker/ser for seg mot neste sesong, sammenlagtpokaler for NC 2013 og generelt om Biltrialen og AOKs fremtid.

Det har helt på tampen av sesongen kommet frem at AOK og KNA Bergen ikke ønsker/har råd til å betale for sammenlagtpokaler til de beste førerene i årets Norgescup. Det er synd å bryte en årelang tradisjon så her sees det på alternative løsninger for å finansiere premiene. Alle førere som i henhold til NBF's reglement har fortjent sammenlagtmedalje vil som vanlig få denne utdelt på banketten etter Gjerstadsladden.
Forslag til hvordan man kan få inn disse ekstra pengene eller hvordan man evt kan få premiene sponset mottas med takk.

Denne sesongen har vi hatt tidenes laveste deltakerantall på løp og tidenes dårligste oppmøte på klubbmøtene. Vi lurer naturligvis på hvorfor.
Vi vet jo at det finnes tildels mange 4x4 biler både med og uten skilt i Agder, hvorfor vil så få av disse kjøre offroad?
Er det interessant om AOK arrangerer frikjøring på kjøreområdene slik at folk kan få brukt bilene slik de "skal" brukes under lovlige forhold?
Det ble for et par år siden åpnet for Terreng Touring i Sørlandscupen og klubbmesterskap. Likevel har vi i år ikke hatt en eneste lokal deltaker på løp. Klubben ønsker synspunkter på hvorfor. Er det ikke interesse blandt 4x4 eiere for å bruke bilene? Er banene for tøffe? Annet?

Styret vil gjerne invitere til frikjøring på Røedsåsen søndag 22. september. Det hadde vært veldig fint om de kunne fått tilbakemelding på om noen vil komme. Mer info kommer.


Det ser ikke ut til at det er gjennomførbart med Norgescup i biltrial 2014. Ingen av klubbene har søkt NBF om å få arrangere løp så langt og ingen har heller gitt signal om at de ønsker.
Hva vil førerne/medlemmene i AOK (og andre klubber) ? Ønsker man kun å kjøre lokale løp?
Har noen forslag til tiltak som kan snu en nedadgående trend for biltrialen og offroadmiljøet på Sørlandet generelt?

Deler av styret i AOK er overbelastet/utbrendt og ønsker mere bidrag fra medlemmer/førere til div. arrangementer. Er det noen som kunne tenke seg å sitte i styret? Ronny har gitt signal om at han ikke vil være formann i 2014, vil noen andre stille til valg?

AOK/Tommy trenger hjelp til å drive kiosken på Gjerstadsladden. Er det noen som kan hjelpe til?

Tommy har kallt inn til møte om Biltrialens fremtid på Lyngrillen den 30. september. Vi håper flest mulig har mulighet til å komme dit da dette er særs viktig for sportens fremtid.
Det vil bli kallt inn til nytt klubbmøte første onsdag i oktober. På dette møtet og det neste må det avgjøres en del nøkkelspørsmål ;
Skal AOK bestå?
Skal AOK arrangere løp/konkurranser/treff i 2014?


Styret og de aktive medlemmene i AOK ønsker veldig sterkt at det kommer innspill fra både medlemmer og andre interesserte i tiden fremover. Uten medlemmer - ingen AOK. Uten AOK - ingen offroad i Aust Agder...

[toresailor]

Her kommer et forsinket møtereferat fra styremøtet 28.08.2013.
Beklager at det kommer så seint ut.

Referat Styremøte 28 August 2013

Sted: Modalen.
Start kl 19:00

Til stede: Ronny Aslaksen, Frode Elshaug, Bjørnar Hovatn, Monica Haugstøyl, og Tore J. Frigstad

Sak 1, Brokelandsheia dagene
Klubben stiller med Stand med flere trial biler der oppe. Formula bilene til Pål og Jørgen skal også stilles ut. Vi vil i forbindelse med dette selge klubb medlemskap for resten av 2013 samt 2014 med rabatt. Pris under disse dagene vil være 200 kr for enkelt medlemmer, og 250 for familie medlemskap.

Sak 2, Kiosk på Gjerstad sladden:
Styret ønsker at klubben skal ta denne jobben, det er gode penger for klubb kassa. Dette skal taes opp på klubbmøtet hos Bjørnar. Vi må også jobbe videre utover høsten for å få til et skikkelig opplegg her.

Sak 3, Sammenlagt pokaler for NC og SC.
Da det i år har vært veldig lite deltagere på løpene, og de fleste løp har gått i underskudd, så må det taes opp til vurdering om vi har råd til sammenlagt pokaler. Dette må taes opp med medlemmene, samt de andre klubbene for å se hvordan dette vil gjøres. Sammenlagt pokalene deles normalt ut på banketten etter sladden. Vi har ikke råd til å betale for disse aleine.

Sak 4, Frikjøring:
Dette må vi ta opp med medlemmene på neste medlemsmøte, men vi foreslår å prøve helga 21-22 September, prøve å få til en samling av alle typer biler, lage noen plakater/lapper å henge opp rund i distriktet. Prøve å samles på harebakken, og kjøre til tvedestrand, med en samlingsplass der, for så å kjøre til Røedsåsen eller Brokelandsheia. Dette vil bli jobbet videre med fram mot denne dato.


Møtet hevet kl 20:30

For styret,
Tore J. Frigstad
Sekretær.

[toresailor]

Referat Medlemsmøte 03.10.13

Sted Jørgen’s Garasje
Start kl 19:00
Tilstede: 18 medlemmer ved start, og 3 til som kom utover kvelden

Dagens møte kom på plass på ganske kort varsel da det var på sin plass å få samlet litt folk etter møtet som ble holdt på Lyngrillen Mandag 30 September.
Sak 1:
Reaksjoner etter møtet på Lyngrillen på mandag.
Det ble på oppfordring kommet med litt reaksjoner etter møtet på mandag, og skriverier på nettet i etterkant. De fleste av disse er listet under her:
• Ønsker å stoppe cuppen, og kjøre løp som avsluttes etter en helg.
• Sørlandscupen bør bestå
• Vente 1 år før vi igjen vurderer å søke på NM
• Arrangere mere lokalt, sosiale treff med mere frikjøringer/treninger. Arrangere dette mere regelmessig slik at folk har noe fast å forholde seg til.
• Horfor/Hva om nå Norgescupen utgår fordi NMK Arendal/AOK ikke søker på cup runde?

Det ble så diskutert en den rundt disse tingene, og vi ble så enige om å sette ned en gruppe på 3 personer som skulle sette sammen et brev til NBF på vegne av førerene i NMK Arendal/AOK. Brynjar, Tore J, og Jørgen ble bedt om å ta denne jobben av medlemsmøtet. Tommy kunne assistere ved behov.
Vi snakket også litt om at førerene må ta tilbake litt av kontrollen på utviklinga av Biltrial som sport, og konkurranse form. Vi må komme med klare ønsker/krav til hva vil ha, og hvordan vi vil kjøre.
Vi må også se på å kombinere flere ting på hvert treff/konkurranse. Dette kan være trial, flex konkurranse, night trial, trophy osv.. prøve å tenke litt nytt, og se hva mere vi kan gjøre ut av treffene, for å møte flere interesser.

For å kunne assistere gruppa som skal sende brev til NBF på vegne av klubben, så ble det listet litt saker som en ønsket gruppa skulle se nærmere på, og ta med i brevet, en del av disse punktene er listet under her:
• Få ned antall lisensierte funksjonærer som kreves for å få arrangere lokale løp
• Premiering av førere som kjører på engangslisens
• Tillate utenlandske førere i cuper/løp
• Klubben kan lage egne klasser i klubb løp, f.eks slå sammen orginal og standard, over og under 38 tommers hjul, osv
• Fastsette regelverk for en 5 års periode

Vi snakket så litt om hva vi ønsket for 2014. Her ønsket noen færre løp, men best mulige arrangement, andre igjen ville mest mulig, best mulig. Det som de fleste var enige i var flere “lokale” løp, og flere regelmessige frikjøringer.
Sak 2

Kiosken på Gjerstad sladden.
Denne må vaskes å gjøres klar for bruk. Nina, Kristine, og Kari skulle ta det denne gangen.
Vi må ha Kiosk personnel, og det skal jobbes med det framover mot sladden.
Vi vil også i kiosken selge medlemskap i AOK for 2014 for 200kr. Spesial tilbud denne dagen.

Sak 3
Arrangement i 2014:
Det settes ned en gruppe for å se på dette. Tommy Olsen leder denne gruppa, og tar kontakt med de han ønsker mer hjelp av. De kommer tilbake med et forslag på neste medlemsmøte.
Neste medlemsmøte er satt til 6 Nov på Blakstadheia Froland, i garasjen til Tommy. Fremmøte kl 1900.
Hoved agenda for dette møtet er LØP I 2014
Vi har allerede nå bestemt oss for å søke om å arrangere et løp første helga i mai, da dette har vært tradisjon, og noe vi ønsker å fortsette med.


For medlemsmøtet
Tore J Frigstad
Sekretær

[toresailor]

STYREMØTE 8 OKTOBER

- Tilstede: Ronny A, Terje I, Monica H, Bjørnar H, Frode E, Tore H.


- Avtalte frikjøring søndag 20 oktober på Røed. Samme ordning som sist,med oppmøte på Harebakken,på amtmannsvingen og kjøring i samlet flokk til Røed.


- Klubbmerker.Vi har hentet inn pris på store og små "stickers". Ble enige om å kjøpe inn 200 stk av de små etter avtalt pris fra Kanonbra Reklame,mens Bjørnar skulle fikse store merker før frikjøringa den 20. disse skal deles ut til deltagerene ved betaling av lisens.
Bjørnar skal også lage store merker til TerrengTouring på sladden.


- Kiosk på sladden. Vi er nesten i mål med kiosk-personell,trenger fortsatt et par frivelige.Ved interesse,ta kontakt med Ronny Aslaksen på 99309065.
Ronny med frue tar innkjøp til kiosken,og får bringt denne opp til sladden,Monica Haugstøyl ordner kaffe og vaffelrøre.++ - Vi skal også ha en "stand" på sladden i år,med salg av medlemskap A.O.K. i 2014. Vi ble også enige om å ha Dagskupp,redusert pris på medlemskapet kun denne dagen.Klistremerker og flyers er også nevnt.


- Årsmøte er planlagt,men innbydelse kommer i en senere sak på Pirate,når formalitetene er i orden. Note to self. Vi må huske å sette innbydelse i aviser minimum fire uker i forveien.

- Neste klubbmøte er i garasjen hos Tommy Olsen på Blakstadheia den 6. nov. -13.


- Ang. fremtiden til klubben,så satser vi på regelmessige frikjøringer gjennom vinteren,med utdeling av "gratis" klubbmerker og stickers til gatebiler.
Viktig å holde klubbmøter med varierende temaer,og håper på å øke medlemsmassen til klubben gjennom vinteren.

Hilsen styret. her ved Tore Hansen

[toresailor]

Referat Styremøte 05. November 2013

Sted: Modalen.
Start kl 20:00

Til stede: Ronny Aslaksen, Tore Hansen, Bjørnar Hovatn, Monica Haugstøyl, Jørgen Paulsen og Tore J. Frigstad

Sak 1, Årsmøtet
Årsmøtet i Arendal Offroad klubb, og NMK Arendal Offroad vil bli avholdt i Tvedestrand Fredag den 06 Desember kl 18:00 på “Dag’s Pub” et vil bli lukket for Årsmøtet fra 18:00 til 21:00. Etter dette vil det bli god gammels årsmøtet fest med LIVE musikk. Innbydelse til Årsmøtet vil i år bli sendt til alle medlemmene på medlemslistene, samt tidligere medlemmer på lister fra noen år tilbake i tid. Disse vil bli sendt ut sammen med betalingsblanketter for medlemskap for neste år. Disse får vi ikke før til uken, og det vil derfor bli sendt ut så fort som mulig etter at disse er kommet. Vi vil også legge ut innbydelsen på Facebook, Pirate4x4, og på hjemme sida vår.
Sak 2, Valgkomiteen :
I forbindelse med årsmøtet neste måned, så ble også valgkomiteen innkalt til dette styremøtet. Følgende medlemmer i styret er på valg:
• Formann: Ronny Aslaksen
• Sekretær: Tore J. Frigstad
• Styremedlem: Tore Hansen
• Varamedlem: Nils Mørland
Foreløpig har ingen av disse sagt at de vil ta gjenvalg, så Valgkomiteen jobber utifra dette. De jobber med å skaffe folk til disse posisjonene, men trenger hjelp av medlemmene til å komme med forslag. Håper alle kan ta en tur i tenkeboksen, og kommer med forslag til Valgkomiteen. Ta kontakt med Jørgen Paulsen, eller Pål Blesvik om du har spørsmål, eller forslag til nye medlemmer til styret.



Sak 3, Medlemsmøtet i morgen må flyttes.
Medlemsmøtet i morgen må flyttes da det ikke kan holdes i garasjen til Tommy. Vi har nå fått lov til å møtes på Agder Supply, jobben til Bjørnar. Tid blir den samme, men vi må altså flytte 50 meter nærmere hovedvegen.
Sak 4, Kiosk på Gjerstad sladden:
Etter en gjennomgang av utgifter og inntekter fra kiosken på sladden så har klubben etter alt betalt, tjent inn ca 12 000 kroner på denne dagens arbeid. Dette er gode penger i klubb kassa.
Sak 5, Neste Frikjøring/trening:
Vi ser for oss å arrangere neste trening/frikjøring på Brokelandsheia den 24 November kl 12:00. Vi ønsker igjen å prøve å få laget litt lapper vi kan få hengt rundt i nærmiljøet, samt å gjøre som sist at vi starter med å samles på Harebakken kl 11:00, for å kjøre samlet til Amtmannssvingen og plukke opp flere der. Avreise Amtmannssvingen ca 11:30, for så å finne en grei vei å kjøre til Brokelandsheia. Er ikke sikkert det blir direkte bort. 

Møtet hevet ca kl 21:30

For styret,
Tore J. Frigstad
Sekretær.


Ligger også en PDF fil her om noen heller vil lese i en slik.Styremøte 05 Nov 2013.pdf

[Tommy]

Referat Årsmøte i AOK og NMK Arendal Offroadklubb
Sted: Dags Pub, Tvedestrand 06.12.2013 kl 18.00


Møteleder: Tore J. Frigstad
Referent: Nina H. Glastad

Tilstede 18 medlemmer

1. Godkjenning av årsmøteinnkallelse.
Årsmøteinnkallelse ble godkjent.

2. Årsberetning 2013
Årsberetningen ble opplest av Tore J. Frigstad. Da det er sendt brev til NBF på vegne av klubben, blir dette og svarbrev fra NBF lagt som vedlegg til årsmøtereferatet. Dette blir sendt til godkjenning av formann.
3. Regnskap for 2013
Regnskap for AOK og NMK Arendal ble gjennomgått av kasserer Monica Haugstøyl, og godkjent av årsmøtet.
4. Arrangementer for 2014
Det er lagt ut en midlertidig terminliste for 2014. Tommy Olsen har siden sist medlemsmøte laget forskjellige alternativ og nytt innhold til ulike løp i 2014. Han redegjorde for dette på årsmøtet, og bringer dette videre til det neste styret, som arbeider videre med dette.
5. Innkommende saker
- Redusere antall styremedlemmer i 2014. Dette ble godkjent av årsmøtet da det ikke finnes noen skrevne regler på dette tilgjengelig. Det må imidlertid stemmes om å forandre nåværende vedtekter.
- Overgang fra NMK og AOK til NAF Motorsport Aust-Agder? Jørgen Paulsen har vært i kontakt med klubben og informerte årsmøtet om dette. Dette skal utredes godt av neste års styre i 2014, da overgangen først kan bli aktuelt f.o.m 2015.

6. Valg av nye styremedlemmer
Valgkomiteen kom med følgende forslag til nytt styre, samt forespørsel til de oppmøtte på årsmøtet. Følgende ble applaudert inn til nytt styre:
Formann Terje Ingvaldsen, 1 år igjen
Nestformann Jørgen Paulsen, 2 år igjen
Kasserer Monica Haugstøyl, 1 år igjen
Sekretær Nina Havre Glastad 2 år igjen
Styremedlem Tommy Olsen Valgt for 1 år etter eget ønske
Styremedlem Tore Hansen 2 år igjen
Varamedlem Martin Johansen 2 år igjen
Styremedlem Frode Elshaug 1 år igjen
Varamedlem Bjørnar Hovatn 1 år igjen

Valgkomite Pål Blesvik 1 år igjen

Årsmøtet ble avsluttet kl 20.45

For Årsmøtet



Nina Havre Glastad
Referent

[9n@]

Styremøte25. januar 2014
Sted:Martin Johannssens garasje, Rise






Til stede: Monica H, Bjørnar H, TommyO, Terje I, Nina G, Tore Hansen, Martin J


Ikke møtt: Jørgen P, Frode E


Sak 1. Gjennomgang av sponsorer, Terje


Sak 2. Tommy har laget nye regler og aktivitetsliste ferdig, og opprettet flere aktuelle sider på facebook. Nissetreffet ble godt markedsført m/avisoppslag.


Sak 3: Nina redegjorde kort om søkemulighetene for klubben. Terje Monica og Nina tar dette videre mht søkeprosessen.


Sak 4. Stian Ingvaldsen og Anne Helene Myhre blir kjøkkenansvarlige i år, og tar seg av kioskdriften. Begge legges til på styresiden på facebook for å få fulgt med i aktivitetene.


Sak 5. Premieringsregler beholdes som de er i 2014, og tas opp på nytt som årsmøtesak. Nina får dette på saksliste.


Sak 6. Tommy sjekker ut premier.


Sak 7. Tore fremmet forslag om fotokonkuransse, som går gjennom hele 2014, og tar ansvar for gjennomføring av denne.


Sak 8. Diskusjon rundt Frikjøring vsTT av forsikringsmessige årsaker. Tommy sender en mail til forbundet for å få avklart dette,


Sak 9. Vi vil lage årsklistremerker «bumpers», som medlemstegn. Maylinn lager disse.


Sak 10.Tommy lager et oppsett til vårslippet mht gjennomføringen.










Møte hevet kl 18.50.




for styret


Nina Havre Glastad
Sekretær AOK

[9n@]

Medlemsmøte12. Februar 2014
Sted:Lyngrillen, Gjerstad




Bra oppmøte, med 18 personer på Lyngrillen.

• Tommy informerte kort om at kjøreområdet vårt på Brokelandsheia nå er solgt. Vi kan imidlertid fortsette kjøring i ett og kanskje to år til. Styret må jobbe med å finne et nytt egnet kjøreområde som klubben eventuelt leier.

• Tommy holder en bra presentasjon om det meste en trenger å vite om sponsortemaet og mulighetene der, mht ulik offroadkjøring. Powerpoint av hele foredraget er lagt ut på AOK sine facebooksider, samt en standard sponsorkontrakt.

For styret




NinaHavre Glastad
Sekretær

[Tommy]

Referat fra medlemsmøte 05.03.14

Møtet ble avholdt i Safemar sine lokaler på Østerskogen i Grimstad
OK oppmøte med 15 stk totalt
servert kaffe og hjemmebakt kjøpekake fra Kiwi

Styret hadde ikke lagt frem saker til dette møtet.

Jan Terje Solli holdt et fantastisk foredrag og viste bilder fra sine turer til Afrika med gammel Landcruiser

Vi gikk lett gjennom første treffet, det blir viktigste punkt på neste møte

For styret
Tommy Olsen

[9n@]

Medlemsmøte 2/4-14 i garasjen hos Jørgen Paulsen.
Til stede var Jørgen, Skjalg, Monica A, Monica H, Pål, Pito, Ronny,Jan Harald , Kristine, Kari, Jens Erik, Tore H, Eirik, Odd Martin, og Finn Arne.

Første sak som ble tatt opp var Vårslippet- vårt første løp 26 og 27 april på Brokelandsheia.
Alle medlemmene ble bedt om å hjelpe å finne funksjonærer etc. Og noen kom med forslag som hadde vist interesse.
Stian Ingvaldsen og Anne Helene Myhre har i år tatt på seg ansvaret med kioskvogna. Både rengjøring , innkjøp, ordne kioskhjelp etc. Dette er en utrolig hjelp og lettelse for klubben!
Styret har klart å få inn 16000 i sponsormidler til det første løpet. Det ble tatt opp om medlemmene hadde noen mening om hva disse pengene skulle brukest til for at alle skulle få mest utbytte av de. Flertallet mente pengene burde brukes som gratis påmelding. Pluss å kjøpe gensere/ t-skorter til funksjonærene.
Forslag til sosialt etter kjøring var å spise samlet, tautrekking, ølstafett etc
Frikjøringene ble diskutert, og det ble enighet om at de skulle fortsette som før. Det var stor enighet om at det er viktig med gratis frikjøring for å få opp rekrutteringen.
Eurotrial-uttakingen som skulle vært 24/5 er avlyst pga kræsj med løp i Trondheim. Derfor blir uttaking til Eurotrial på Offroadcup 1.
Under eventuelt ble det tatt opp hvem som hadde brikker, og hvem som eventuelt var interessert i å fornye dem.

Monica Haugstøyl