Møtereferater

[9n@]

Styreremøte 5. april 2014
Sted: Lyngrillen, Gjerstad
Til stede: Monica H, Bjørnar H, Tommy O, Terje I, Nina G, Tore Hansen og Jørgen Paulsen, Stian Ingvaldsen og Anne Helene Myhre
Ikke møtt: Martin Johannessen og Frode Elshaug
Sak 1.
Kjøkken/kioskopplegg.
Kjøkkenansvarlige har bestemt seg for å selge: Baguetter (50,-), Pølse, kaffe, Rett i koppen, Brus , vafler, sjokolade, chips, Pop corn, Sjokoladekake, Is (2 stk sjokoladekaker bakes av MH og ?) Ellers må de ferske kjøkkenansvarlige også få tilgang/kjøpe: Servietter, ketshup, sennep, syltetøy, vekslepenger etc. som behøves for kioskdriften. De baserer seg i år på frivillig hjelp slik at denne kostnaden forsvinner og inntektene kan bli større enn utgifter. Kiosken vil ha lenger åpningstid enn vanlig og åpne ca kl 10.00.
Medlemsskap(blanketter), gamle og nye klistremerker blir å få kjøpt i kiosken. Ekstra nye rosa klistremerker til allerede medlemmer vil koste kr 50,- og det samme for fjorårets. Ansvar for kiosk SI og AHM
Sak 2.
Årsmelding/underskrifter til Brønnøysund.
Ansvar: NG
Sak 3.
Plastmedlemskort
Styret ser nå mer behov for plastmedlemskort og TO sjekker pris på dette.
Sak 4.
Vårslippet 2014.
TO innhenter alle tillatelser og papirarbeid i forbindelse med stevnet med unntak av grunneiertillatelse som MH tar seg av.
Prisinnhenting Kragerø Røde Kors NG. Risør Røde kors TO.
Ved forrige medlemsmøte ble medlemmer oppfordret til å komme med ønsker og ideer om hva sponsorpenger til stevnet kunne brukes til. Det ble fremmet forslag om å gi alle kjørere gratis startlisens. Dette ble grundig diskutert og slutningen var at denne kostnaden vil sluke mesteparten av sponsorpenger og derfor være uforsvarlig. Det er også laget et budsjett som støtter opp om dette. Styret ønsker derfor å kunne gi samtlige medlemmer tilbud om sosialt samvær på lørdagskvelden der klubben står for matservering i form av grilling, samt quizz, vin/sprit-lotteri (eller som gevinst.). Styret har i tillegg som overordnet mål og gå med overskudd, fremme den sosiale biten, samt å lage årets beste stevne.
Koldtbordet til 10 personer, sponset av Lyngrillen blir trukket ut blant funksjonærene
Innhold på lørdagskvelden NG og TH.
JP stiller sin buss og sitt telt til disposisjon denne kvelden, da han ikke selv kan delta denne helgen.
TO lager ansvarsliste og sender denne rundt til styrets medlemmer/legger ut på styresiden.
Andre ansvarsområder: Løpsleder NG, Teknisk BH, Jury TI.
Sak. 5
Trialklubben
Det må avholdes et samarbeidsmøte med trialklubben da det er lenge siden dette har blitt gjort. TO, TI og JP arrangerer et møte med disse.
Sak 6.
Grasrotandelen. NG fester innlegg på Offroadsiden på Facebook.
Sak 7.
Frikjøring
TO og JP kunne etter en debatt om lovlighet av våre frikjøringsarrangementer garantere at ingen av klubbens lisensierte medlemmer kunne fratas lisens. NBF har ingen mulighet til å frata disse kun ved deltagelse på disse treffene. TO ønsker å få redegjort denne kritikken, som ble rettet mot ham og klubben ved å ta kontakt med Trond Ihle i forbundet.
Referent Nina Havre Glastad

[9n@]

Styremøte 3. august 2014Sted: Terje Ingvaldsen, Gjerstad

Til stede: Monica H, Bjørnar H, Tommy O, Terje I, Nina G, Tore H, Jørgen P, Martin J
Ikke møtt: Frode E.






Sak 1.
Klubbteltet:
Etter utleie av telt til TMF har dette blitt ødelagt. Styret krever kr 6.000,- totalt som erstatning for teltet. Ansvar JP


Sak 2.
Neste klubbarrangementer:
MJ tar hovedansvar for arrangementet 13. august ift. bla. engangslisenser + lage bane for prøvekjøring.
Ansvarlig for 18. august-kjøring TO.


Sak 3.
Kjøreområdene Røed og Haugreid
Det blir laget en enkel leieavtale for Røed og Haugreid kjørefelt mht. bla. stengsel låser vedlikehold etc. Ansvar TO


Godkjenning av kjøreområder sjekkes opp av JP.


Sak 4.
Offroadcup august:
Pga svært lavt antall påmeldte deltagere må dette arrangementet dessverre avlyses. Dette blir det orientert om på facebook-sidene.


Sak 5.


Forslag fra JP om å søke Eurotrial i 2016 - 2017?


Neste styremøte: Søndag 21. september kl 18.00

[9n@]

Medlemsmøte Agder Supply 3. september 2014

Antall oppmøtte 13 stk






Sak 1. Neste års aktivitet.


Det ble avgjort å gå for NC neste år og søke første helg i mai/evt. siste i april.






Tommy redogjorde raskt om status på Haugreid: Mye dugnad i det siste oggrillhytte/platting med tak er satt opp. Alt er dekket av sponsorer i regi av klubben.
Et helt selvdrevet prosjekt.


Det blir ytterligere dugander på vei ol. den 13. september og det skal også kartlegges nye baner m/skilter. Kjøring 14. september.


Klubben snakket om å eventuelt arrangere et Trophy! Dette kommer Tommy tilbake med etter å ha sjekket litt rundt dette.




Siste løp i klubben er 27. og 28. september på Brokleandsheia m/ speaker og sosialt.


Gjerstadsladden 1. november. Innbydelse ligger på pirate 4x4. Meld dere på!! Også til middagen.


Sak 2. Det ble på mötet foreslått sosiale medlemsmøter med tema. Eks Ølsmaking på den Nøgne Ø eller annet! Dette ønsker vi oss litt tilbakemeldinger på fra flere for å kunne forsøke å arrangere.








Referent Nina Glastad

[9n@]

Styremøte 21.september 2014 i Gjerstad.

Til stede: TH, TO; NG; TI, BH


Ikke møtt: MH, JP, FE, MJ




Sak 1: Planlegging siste løp 27. -28. september.


Ansvarsområder:




Prikkbelastningsskjema og grunneiertillatelse, TO
Pokal til Quiz TO
Muligens skaffe grill til lørdagen TO. (TI sjekker også her)


Sikkerhetssjef TH
ansvarlig for å skaffe funksjonærer: TH
Banebygging TH


Bygge baner, MJ, TH og NG Torsdag kl 17.00 på Brokelandsheia

Telter og samlingsplass for grilling og Quizz JP
Transport av kioskvogn før og etter løp JP


Salat og potetsalat NG og TI
Handle inn alt til grilling NG
Sanitet NG
Berging TI
Banebygging NG
Sjekke engangslisenser NG
Vekslepenger NG
Grilling lørdag TI


Pokalsnekring BH
Program på vegger BH
Anlegg til musikk BH
Miljøansvarlig BH
Grilling lørdag BH

Banebygging MJ
Opprydding etter løp søndagen MJ (få med litt førere til å hjelpe evntuelt)
Diverse småting som eventuelt skulle dukke opp lørdag eller søndag. MJ (selvfølgelig ikke under løp)




Det har ikke vært mulig å skaffe speaker til dette løpet.


Sak 2: Da det ikke har gått an å skaffe sponsorer til dette løpet blir vi nødt til å bruke anlegg til musikkunderholdning på lørdagskvelden. Vi velger å bruke noe penger på den sosiale biten på lørdagen ift gratis grillmat til medlemmene.


Sak 3. Kioskvogn og vinteropplag. Vi må kikke etter vinterplass til vogna og har et par muligheter.
TI sjekker og JP tar transport-etappen til vinterbolig.


Sak 4. TO informerte styret om status på Haugreid og samarbeidet med frikjørere. TO har også søkt om støtte fra Gjensidegestiftelsen til henger og diverse utstyr som kan brukes til frikjøring mht reprasjoner osv. AOK har også lagt ut for div innkjøp ved bygging av platting og materiell. Dette prosjektet er fullfinansiert av ulike sponsorer og blir tilbakebetalt.


Sak 5. Gjerstadsladden: TO Informerte kort om fremdriften her. Klubben ønsket i utgangspunktet å ta over parkeringsdelen her. Vi undersøker om det er mulig å skaffe folk til denne jobben blant klubbens medlemmer. BH Teknisk sjef, NG løpsleder. Middag på Lyngrillen, overnatting på Cinderella. Viktig å mase på folk om å melde seg på middagen, noe vi alle kan hjelpe til å mase folk litt frem på. TI tar kontakt med klubbene, som har gjennomført løp i år og som skal dele på sammenlagtpokalene mht finansiering.


Sak 6. Vi har ifølge Oddbjørn T. god tid til å søke på NC neste år. Fristen går ut 31. oktober. Det ble bestemt å vente med søkingen. Løpet har klubben bestemt seg for å gjennomføre første løp neste år.




Referent Nina Glastad

[9n@]

Medlemsmøte Lyngrillen 1. oktober 2014

Tema Foto

Antall oppmøte 10 stk






Sak 1. Tommy Olsen informerer om forskjellige fototeknikker.


Sak 2. Atle Fast etterlyser mulighet til å «blande» oss i et feks. Renatreff. Roger Brekke var tilstede og mener det er mulig å få gjennomført et løp i treffet.
Dette med eget ansvar dvs. det som måtte være av forsikring osv. RB kunne også være behjelpelig med sanitet osv. da det allerede var på plass i hans treffopplegg.
Atle Fast tar å seg oppgaven med å lufte denne ideen i førermiljøet.


Sak 3. TO informerte om Haugreidprosjektet. Det er her bra med offentlig støtte og private sponsorer. Prosjektet er dermed selvdrevet så langt.
Frikjøringen har tatt av med opptil 100 -150 tilskuere og rundt 60 ulike kjøretøy. Vi fikk også et selvskyldnerskjema fra Roger Brekke,
som kan utarbeides videre slik at det passer til frikjøring i klubben.




Referent Nina Glastad

[9n@]

Styremøte 19. oktober 2014Sted: Terje Ingvaldsen, Gjerstad

Til stede: Joakim og Jonny Helgesen, JP, TI,TO,BH,TH,MH, NG, SI og AHM


Ikke møtt: MJ og FE








Sak 1. Informasjon om Haugreidprosjektet. Joakim og Jonny Helgesen var til stede i denne anledning. Styret ønsker fra neste år å ha en representant fra Haugreidprosjektet. Verksted på ca 150 m2 er leid med 1. års kontrakt på kr 66.000, som allerede er finansiert. Her er det allerede på plass ca 5 biler, og det er mye aktivitet. Det ble også informert om at det ønskes dokumentasjon fra kommunen pga tilskuddet, som er gitt på 40.00,- kr. Det må også tenkes ut en måte å få til en finansiering ift. strømutgifter mm. Vi må opprette en egen konto til alle inntekter og utgifter i prosjektet, for å ikke blande dette med drift av klubben. Vi gir ansvaret videre til gjengen på Haugreid om å komme til enighet om å lage seg noen få og enkle regler for videre bruk mht å for eksempel kreve en liten sum for å kunne skru i verksted og eventuelt for kjøring oa. Klubben sponser kjøreområdet på Haugreid med en bom for inntil kr 3000,-. I tillegg til dette sponses intill kr 2000,- som en påskjønnelse for den store dugnadsjobben som er gjort. Joakim vil etter bom er satt opp bli nøkkelansvarlig, for utlån av kjørefeltet. Haugreidfolket har også sagt seg villig til å ta jobben med parkering for Sladden.




Sak 2. Parkering Sladden tar frikjørningsjengen seg av. Jonny Helgesen tar hovedansvar for at det stiller folk til dette.




Sak 3. Styret går for å arrangere dobbeltrunde i NC 1. - 3. mai. 2014. Blir det skivebom har vi ennå anledning til å avlyse løpet pga. eventuelt lite deltagere. Ansvar TO og NG.




Sak 4. Oppbevaring av vogn i vinter? TI og JP undersøker litt rundt dette.




Sak 5. Årsmøte 5. desember. Sted: Dags Pub. JP bestiller og ordner med av plass. MH og NG skriver og sender ut møteinnkalling 3 uker før møtet. Som en årsmøtesak ønsker vi å øke neste års kontingent til kr 300,- for enkeltmedlem og kr 400,- for familiemedlem. Flere eventuelle saker kommer eventuelt fra medlemmer som fremmer forslag, samt styret på neste styremøte. Det blir også satt inn annonse i Sett og hørt i samkjøring AAB - Tvedestrandsposten. Denne er gratis.


Sak 6. Sladd/Kiosk: TO informerer om at det vil bli ca 30 funksjonærer. AOK skal sponse denne maten, da de får inntekter fra kiosksalg. AHM og SI ønsker å foreta utdeling av mat ++ utenfor kiosken for å slippe unødvendig kø. De ønsker også bla å servere grilltallerken og eventuelt lapskaus eller annen varm mat. Det er også meningen å forsøke seg på litt sponsing til ulik mat i kiosken. Lyngrillen stiller sannsynligvis med grøntsalat og vaffelrøre. Eventuelle sponsorer blir trykket i program og kan ha banner ol. under arrangementet.




Sak 7. - AHM og SI sier takk for seg mht kiosken for dette året og vi må finne nye til neste år. Flott jobb!
- TO får tillatelse til å låne alle 4 kjørefelt til Ribbe Trophy 4. juledag.
- Styret vedtok å gi kr 500,- til støtte for å sende teamleder til ET-konferanse i San Morino. Førerne har tilsammen allerede spleiset på 4700,- kr til denne turen.
- det har dukket opp endel feilsendte ubetalte regninger fra ulikt hold, og MH sjekker opp i disse, som sannsynligvis allerede er betalt
- TI har ringt Ronny Aslaksen etter det han mener har vært urettferdig kritikk ang. bla. beachflagg osv. Vi har lagt oss flate for dette og bedt om unnskyldning for at det.




Neste styremøte 23. november kl 18.00 hos Terje og Nina. Pål Blesvik må også møte denne dagen.






Referent Nina Glastad

[9n@]

Referat Årsmøte i AOK og NMK Arendal Offroadklubb
Sted: Dags Pub,Tvedestrand 05.12.2014 kl 18.00






Møteleder: TommyOlsen
Referent: Nina H.Glastad



Tilstede 17medlemmer



1. Godkjenningav årsmøteinnkallelse.
Årsmøteinnkallelseble godkjent.
2. Godkjennelseav årmelding

1. Stian Ingvaldsen og Anne Helene Myhre

3. Årsberetning2014
Årsberetningen bleopplest av Tommy Olsen.



4. Regnskapfor 2014
Regnskap for AOK ogNMK Arendal ble gjennomgått av Tommy Olsen kasserer, og godkjent avårsmøtet. Under dette punktet ble det også nevnt at nytt styretar seg av takkegave i form av bilde med tekst eller lignende tilalle klubbens sponsorer i 2014.
5. Arrangementerfor 2014
Klubben har søktom dobbeltrunde NC 2. og 3. mai 2015. Nytt styre vil avgjøre øvrigetreff, som eventuelt sommer og høst-treff.
6. Økningav medlemsavgift.
Det ble enstemmigvedtatt av årsmøtet å heve medlemskontingent til 300,- forenkeltmedlem og 400,- for familiemedlemsskap.
7. Valgav nye styremedlemmer
Valgkomiteen kommed følgende forslag til nytt styre, samt forespørsel til deoppmøtte på årsmøtet. Følgende ble applaudert inn til nyttstyre:



Formann JørgenPaulsen 2 år igjen
Nestformann ToreHansen, 1 år igjen
Kasserer MonicaHaugstøyl, 1 år igjen
Sekretær NinaHavre Glastad 1 år igjen
Styremedlem JohnnyHelgesen 1 år igjen
Varamedlem MartinJohansen 1 år igjen
Styremedlem VegardSiring 2 år igjen






Valgkomite TerjeIngvaldsen 2 år igjen



Årsmøtet bleavsluttet kl 20.45



For Årsmøtet



Nina Havre Glastad
Referent



Godkjent årsmelding:






StianIngvaldsen Anne Helene Myhre

[iselindalen]

REFERATER FRA 2015

Styremøte søndag 4. januar klokken 18.00 hos Jørgen Paulsen, Tvedestrand.
Til stede: Johnny Helgesen, Vegard Siring, Ove Andersson, Jørgen Paulsen, Tore Hansen, Tommy Olsen og Bjørnar Hovatn.
Ikke møtt: Frode Elshaug, Terje Ingvaldsen, Monica Haugstøyl og Martin Johannessen.

Sak 1. Innbetaling av medlemskap for 2015. Ulike muligheter ble diskutert. Monica har en god del mail adresser til medlmmene og bruker derfor epost for utsending av giro/info om innbetaling. Ansvar for utsending MH og NG.
Sak 2. Følgende arrangementer ble avgjort for 2015: NC 2. og 3.mai på Brokelandsheia, 6. juni klubbmesterskap på Haugreid, 7. juni Sommertreff på Haugreid (ansvar Haugreidgjengen og klubbmedlemmer). 26. september Nordisk på Brokelandsheia. Vi MÅ tenke over kioskdriften i 2015 og forslag til nye drivere ønskes. Ansvar alle. Vi forespør Anne Helene og Stian om å ta ansvar for kiosken under NC i mai.
Sak 3. Styret ønsker å få laget et slags takkekort/ark til utsending for alle våre sponsorer i 2014. Vegard og Johnny sørger for å få sendt oversikt over alle som har sponset til Haugreidprosjektet. Maylinn forespørres om layout og trykk, ansvar NG. Vi skal også få laget plastmedlemskorten hos henne. Johnny Helgesen har også vært i uoffisiell kontakt med Vianor som muligens kunne tenke seg å lage en rabattavtale med klubben. Dette må tas videre. Ansvar JP.
Sak 4. Foreløpige mål for 2015:
100 medlemmer
Inntekter på alle eventer/arrangementer
Sak 5. Forslat til innhold på klubbkvelder er ønske om litt opplæring/informasjon om ulik skruing på offroadbiler, bygging av bur osv. Ansvar JP. 10 stk frikjøring i 2015. VS tar ansvar for å lage et forslag i samarbeid med Haugreidfolket til denne planen. Vi ser for oss minimum 2 stk frikjøring i sandtaket i Gjerstad. Vi også diskutere om vi skal dekke lisenser for de lisensierte medlemmen i klubben i 2015. Dette er en sak for neste styremøte.
Sak 6. Juletrefest/styremøte 7. februar kl 18.00 -19.00 styremøte etterfulgt av juletrefest. Sted Låven til Vegard Siring.


Styremøte søndag 4.Februar klokken 18.00 hos Jørgen Paulsen, Tvedestrand.
Til stede: Vegard Siring, Jørgen Paulsen, Tore Hansen, Monica Haugstøyl og Nina Glastad.
Ikke møtt: Johnny Helgesen og Martin Johannessen

Sak 1. Alle fjorårets rabattavtaler ble godkjent for 2015.
Sak 2. Kiosken. NG har forespurt Stian og Anne om å ta kiosken på NC. Dette hadde de dessverre ikke anledning til. Vi må derfor tenke på nye folk mht det. NG har etter all sannsynlighet fått tak i traktor til hele løpet.
Sak 3. Alle kjørefelt er tilfredsstillende godkjent.
Sak 4. Foreløpige mål for 2015:
100 medlemmer
Inntekter på alle eventer/arrangementer
Sak 5. Forslat til innhold på klubbkvelder er ønske om litt opplæring/informasjon om ulik skruing på offroadbiler, bygging av bur osv. Ansvar JP. 10 stk frikjøring i 2015. VS tar ansvar for å lage et forslag i samarbeid med Haugreidfolket til denne planen. Vi ser for oss minimum 2 stk frikjøring i sandtaket i Gjerstad.
Sak 6. Juletrefest/styremøte 7. februar kl 18.00 -19.00 styremøte etterfulgt av juletrefest. Sted Låven til Vegard Siring.
Sak 7. Styret vedtok å dekke lisenser til dem som pr i dag er lisensierte. Dvs. Stian Ingvaldsen, Terje Ingvaldsen, Nina Glastad, Bjørnar Hovatn, Tore Hansen (disse har fått beskjed). I tillegg dekker vi også for Tore Johan Frigstad og Ronny Aslaksen JP gir disse beskjed.
Sak 8. Bytte Nordiskdato. Dette er nå i orden og ny endelig dato blir 19. september da alle land kan stille.


Styremøte 22.mars hos Jørgen Paulsen, Tvedestrand.
Til stede: TH, JP, NG og MH.
Ikke møtt: VS og MJ.

Sak 1. Status medlemmer er 27 stk pr i dag. NG sjekker hvor mange som har betalt inn til NMK Arendal.
Sak 2. NC 2. og 3. mai: Ansvarsområder så langt:
Martin
Banebygging begge dager + mulig dømming om han ikke skal kjøre selv? Skaffe funksjonærer. Klargjøre vogn.
Tore
Pinner, Speaker? Snakke med Are og eventuelt flere funksjonærer
Klargjøre vogn.
Jørgen
Pinner, Brus fra Sverige (felles ansvar om vi kommer over noen som skal til Sverige).
Invitasjon til løp (Tror MH har kontrollen her) Snakke med Grete og Morten om å dømme. + egen gjøremålliste. Snakke med Kjell Vidar om plakatoppsett. Sjekke med Janne om sanitet. Klargjøre vogn. Finne dato til neste styremøte i forbindelse med klargjøring av vogn til løp.
Monica
Speaker Jan Gunnar? Vafler, potetsalat. Sponsing til løp. Snakke med Øyvind Rosenlund, Erik Nybø og Geir Hagane og Stig Erik (funksjonærer). Kjøpe inn til kiosken. Klargjøre vogn.
Nina
Sjekke medlemsliste NMK Arendal, Skaffe redning, sekretariat,jury og teknisk. Handle inn til kiosken. Sjekke med Maylinn om eventuell pris på klistremerker. Skaffe funksjonærer. Være løpsleder. Klargjøre vogn. Snakke med Terje om sponsing. Skaffe kioskliste oversikt fra Anne.
Vegard
Skaffe funksjonærer til dømming og folk til kiosken blant Haugreidfolket. Opplæring vil bli gitt til de du skaffer Vegard! Fint om eventuelt du kan dømme denne dagen du også.
FELLES ANSVAR: Forsøke å skaffe folk til dømming og kiosk.
Sak 3. Nordisk: Her er laget en nettside (facebook), som blir aktiv i det øyeblikk vi har en invitasjon klar. NG holder kontakt med AB i Danmark og hun hjelper til med å invitere i resten av norden.
Sak 4. Suzukitreff. Tillatelse har blitt gitt til å holde treffet på våre tre kjørefelt.


Styremøte 03.august hos Jørgen Paulsen, Tvedestrand.
Til stede: MH,VS, TH, JP og NG.

Sak 1. Nordic Open 2015 og følgende foreløpige oppgavefordeling:
Sponorer og trykking av genser: Terje Ingvaldsen og Monica. NG ordner med avtalen med Terje. Vi ønsker sponsing av Lydanlegg + genser og sosialt. Genser i type college i svart grunnfarve med hvit skrift. (Mulig neonrosa skriftfarge). Sponsorer blir fellesoppgave for samtlige i styret om noen skulle få tak i. Pris pr. genser er 300,- for dem som vil kjøpe flere.
Innkjøp av lydanlegg: Bjørnar Hovatn skal ordne dette. NG snakker med ham.
Plakater, start/mål skilt og seksjonsnummer (laminerte): JP og Kari Paulsen. JP legger ut et forslag på plaktat-utseende på styresiden
Invitasjoner til utlandet: JP og Tommy Olsen.
Vekslepenger til NO og ferdigstilling av regnskapet fra KM: MH
Overnattingsforslag til deltakere NG. sjekker med Tommy på Cinderella.
15 kasser brus fra Sverige: JP. Her må du gjerne kjøpe både 20 og 30 kasser sånn jeg ser det. Silk at vi har til Sladden også.
Sanitet (leie Janne med bag): NG + sjekker om Janne har fått svar på mail fra Snøgg).
Sjekke tavler og lage innkjøpslister til baner: NG og MJ. Vi må i tillegg til annet utstyr ha ett stk brannslukker.
Pinner: TH og Eirik Stiansen.
Baneansvarlige/Innhandling av utstyr: Martin, Tore, og Ronny Aslaksen. Det bygges 5 x 2 baner.
Grilling på kvelden: Terje Ingvaldsen og oss andre som må bidra med å få ned grill, bord osv til depoet.
Kiosk: Camilla Glastad kan ta kiosken og får med ei venninne. Mamma Monica og Synnøve griller. En eller to til ville være å foretrekke pga pauser osv. Si ifra om dere tenker på noen.
Innhandling til kiosk og grilling: NG og JP hjelper til med kjøring.
Berging: VS forsøker å skaffe vinsje-biler fra Haugereid. NG får tak i en til to traktorer.
Speaker: TH og Bjørnar Hovatn hjelper med kobling etc.
Premier: Tommy Olsen
SAK 2. Hull i brygge må fikses i Apallvika som betaling for vinteropplag. Ansvar JP og TH. Avtal med Terje om tid og utstyr som trengs.
SAK 3. TH får tak i penger fra Are 280,- kr.
SAK 4. Vi må snarest ha et møte med Trialgruppen. JP. MH og NG stiller på dette sammen med kommunens representant. Ansvar for å arrangere møtet MH.
SAK 5. Mats Moe får låne pinner til Suzukitreffet mot å sortere pinner på Brokelandsheia.
SAK 6. JP forsøker å finne oransje eller blå gassbeholder.


Styremøte 11.november hos Jørgen Paulsen, Tvedestrand.
Til stede: MH,, TH, JP, OA og NG.

Sak 1. Forslag til aktuelle navn til styreroller ble tatt opp. Terje Ingvaldsen ringer rundt. Legger også ut en forespørsel på NMK siden.
Sak 2. Forsalg om å sette opp rabattavtaler på grillbua på Haugereid. I tillegg ønskes det 1 eller 2 frikjøringer der medlemsskap ikke kreves.
Sak 3. Haugereidprosjektet ønsker pengestøtte fra klubben. Dette må eventuelt tas opp som sak til årsmøtet.
Sak 4. Avtalt arbeid, som leie for at kiosk-vogn sto innendørs forrige vinter er ikke utført og må derfor betales.

ALLE REFERAT ER SKREVET AV NINA GLASTAD.

[iselindalen]

Referat fra årsmøte 27.november 2015

Sted: Dags Pub, Tvedestrand.
Tilstede: 24 - både medlemmer og ikke-medlemmer

Sak 1 - Godkjenning av innkalling
Innkallingen ble foretatt via facebook, og på sms til medlemmer uten facebook.
Innkalling godkjent av årsmøte.

Sak 2 - Årsberetning
Lest opp av Tore Hansen.

Tema tatt opp i forbindelse med årsberetning; promotering av sporten og klubben.
- Det ble stilt spørsmål og hvor og hvordan dette kan gjøres.
- Klubben og medlemmer har tidligere deltatt på bla. Brokelandsheiadagene, Homborsunddagene, rånetreff i Amtmansvingen.
- Lage og dele ut flyers ble tatt opp som et forslag på promotering.
- Det ble påpekt at man ikke nødvendigvis må kjøre med bilene på ulike markedsdager og arrangement, selv om dette ofte er forventet av publikum. Det kan holde å ha en stand og kun starte bilene.
- Klubben må selv ta initiativ og ikke vente på å bli invitert til ulike arrangement.

Sak 3 - Regnskap
Gjennomgått av Nina Havre Glastad.

Tema tatt opp i forbindelse med regnskapene;
- Neste styre må/bør slette nettside-domene.
- En del spørsmål rundt NMK regnskapet i forhold til om dette burde gå i mindre overskudd. Forslag fra årsmøte om å føre flere utgifter på NMK regnskapet, slik som leie av speakeranlegg.
- Forslag om å spare penger neste år på pokaler. Ikke alle er for dette, og Thomas Løvskogen har tilbudt seg å hjelpe til med pokal-platene, og brenne inn tekst på disse. Det ble for øvrig nevnt at klubben har en veldig god deal på kjøp av pokaler.
- Neste år bør kioskvognen bli påkostet litt penger.
- Det ble nevnt at det kommer en regning til for 2015, men denne kommer på neste års regnskap.
- Regnskapene for 2015 ble godkjent.

Sak 4 - Økonomi Haugereid/Støtte
Haugereid-garasjen har spurt om støtte til å betale 3 måneders husleie, da de mangler disse pengene. Det er snakk om 5500kr pr. mnd, 16500kr totalt.

Innspill fra årsmøte på dette;
- Haugereid –prosjektet har generert mange nye medlemmer til klubben.
- Mange av Haugereid folkene har bidratt den del som funksjonærer.
- Alle medlemmer av klubben kan bruke Haugereid-garasjen hvis det er plass dersom de har behov. Det finnes også bilhenger og verktøy tilgjengelig for klubbens medlemmer.
- Årsmøte stilte seg positive til å støtte Haugereid-garasjen. Litt uenighet ifht. Om det skal stilles noe krav tilbake om hjelp på løp, som å stå i kiosken eller være funksjonær.
- Foreløpig er strøm inkludert i husleien på 5500kr i måneden. Haugereid-garasjen er redd dette på et senere tidspunkt vil bli ekskludert. Da dette er en uviss faktor tok ikke årsmøte stilling til om klubben eventuelt skal gi støtte til dette også dersom det blir aktuelt.
- Det ble enstemmig vedtatt av årsmøte at klubben skal støtte Haugereid-garasjen med 16 500kr. Kun klubbens medlemmer stemte.

Sak 5 - Ønske om frikjøring for bare registrerte biler
Det har kommet inn forslag fra Tommy Olsen om å gjennomføre frikjøring/et treff kun for registrerte biler.

Innspill fra årsmøte på dette;
- Mange med registrerte biler kommer på frikjøringene, men lar bilene stå og kikker heller på trialbilene. Dette har spesielt gjeldt på Haugereid, hvor det er vanskelig for noen registrerte biler å komme opp. Dette kjøreområdet egner seg derfor dårlig til dette formålet. Sandtaket i Gjerstad ble nevnt som en aktuell plass.
- Treffet/frikjøringen bør være for alle, ikke kun medlemmer. Dette er en fin måte å verve nye medlemmer på. Det bør likevel være slik, at dersom man deltar et visst antall ganger uten å være medlem, må man til slutt melde seg inn for å kunne fortsette å være med.
- Forslag om å arrangere Jamboree.
- Tema forsikringer på frikjøringer ble tatt opp. Det må betales engangslisenser á 75kr, og en ansvarlig/løpsleder må være tilstede. Dette til tross for at klubben presiserer at kjøring skjer på eget ansvar i invitasjon.
- Årsmøte stilte seg positive til forslaget.

Sak 6 - Hva skjer i 2016?
Jørgen informerte om at det i 2016 blir arrangert Sørlandscup igjen. Dette med 2 runder i Sogndal, 1 runde i nytt kjørefelt i Kristiansand, og 2 runder i regi av AOK/NMK. Videre ble det informert om at AOK/NMK skal arrangere en Norgescup-helg.

Innspill fra årsmøte på aktiviteter og arrangement i 2016;
- Banegodkjenningen på kjøreområdet på Brokelandsheia må oppdaterer grunnet store endringer der.
- Det ble stilt spørsmål om hver enkelt bane i kjøreområdet på et løp må tegnes opp og sendes til NBF. Dette lar seg ikke gjøre da banene ikke kan lages før kvelden før løpsdag. Dette har NBF fått beskjed om.
- Forslag om å ha TT baner på løpene. Årsmøte var positive til dette. Det ble presisert at dette må TT-kjørerne ta initiativ til å hjelpe med. I forbindelse med TT ble det også nevnt at klubben muligens kan bistå Norsk Suzukiklubb i 2016 også ved arrangering av deres årstreff.

Sak 7 - Valg av nytt styre for 2016
Styremedlemmer for 2015, og forslag til nye styremedlemmer for 2016 ble lest opp av Terje Ingvaldsen.

Styre for 2016 ble vedtatt, og blir som følgende:
- Formann: Jørgen Paulsen, 1 år igjen.
- Nestformann: Bjørnar Hovatn, ny for 2016 med 2 år igjen
- Sekretær: Iselin Dalen, ny for 2016 med 2 år igjen
- Kasserer: Jens Myre, ny for 2016 med 2 år igjen
- Styremedlem: Tore Johan Frigstad, ny for 2016 med 2 år igjen
- Valgkomité: Terje Ingvaldsen, 1 år igjen
- Representanter fra Haugereid: Vegard Siring og Jonny Helgesen, 1 år igjen

Referent Iselin Dalen

[iselindalen]

Referat fra styremøte 12.januar 2016

Sted: Jørgen Paulsen, Tvedestrand.
Tilstede: Jørgen, Nina, Monica, Bjørnar, Tore F., Tore H. og Iselin.
Ikke møtt: Vegard, Jens, Jonny.

SAKER:

Aktivitetskalender
- Gikk gjennom datoer for løp og arrangement i 2016.
- Satt opp datoer for klubbmøter, samt avklarte noen steder og noen temaer for kveldene.
- Iselin og Mats har ansvar for å sette opp datoer og arrangere frikjøringer i Gjerstad.
- Vegard og Jonny har ansvar for å sette opp datoer og arrangere frikjøringer på Haugereid.
- Iselin har ansvar for å skrive og legge ut aktivitetskalender så fort som mulig.

Frikjøringer
- Disse har pleid å være søndag etter klubbmøte så langt det lar seg gjøre.
- Styret ble enige om at noen med brikke skal/bør være tilstede på frikjøringene.
- Vi må være flinke til å ta med oss medlemskort på frikjøring for å rekruttere medlemmer.

Kioskvogn
- Trenger en skikkelig nedvask og noe småtteri må fikses.
- Nina beholder nøkkelen foreløpig da hun bor på Brokelandsheia.
- Monica og Ronny har tatt et ekstra ansvar for kioskvognen, de har også fått en avtale med Rema 1000 på Brokelandsheia.

Nytt styre
- Må meldes inn til Brønnøysund. Iselin har ansvar for dette.
- Alle styremedlemmer må ha politiattest.

Kjøreområdet på Brokelandsheia.
- Gjennomgikk forslag til samarbeidsavtale med Trialklubben. La til noen punkter. Nina sender revidert avtale til Trialklubben.
- Det må meldes ifra til Trialklubben om planlagte arrangement på Brokelandsheia. Jørgen har ansvar for dette så fort aktivitetskalender foreligger.

Medlemsåret 2016
- Bestille samme type medlemskort som i fjor, i sort/hvitt for 2016. 100 stykk. Iselin bestiller fra Maylinn.
- Når det gjelder de klubben har rabattavtaler hos, må disse informeres om at både AOK og NMK-medlemmer skal ha rabatten.
- Forslag om å lage en klubbgenser for 2016 med sponsorlogoer på.

Referater fra møter
- Referat fra årsmøte og styremøter skal ut til klubbens medlemmer på facebook etter at styret har godkjent referatet.
- Referater skal også legges ut på pirate4x4.
- Iselin har ansvar for å legge ut referater.

Målsettinger for 2016
- Klubben vil ha som mål å opprettholde fjorårets nivå både økonomisk og når det kommer til antall medlemmer.
- Klubben vil også ha et økt fokus på å finne nye kjøreområder. Et forslag om Bamble ble lagt frem. Terje tar denne saken videre.

Challenge-løp
- Forslag fra Tommy om å arrangere Challenge i august på Brokelandsheia.
- Styret foreslår at det settes et krav om et visst antall deltakere for at det skal gjennomføres. Dette for å være sikker på å ikke gå i minus på første arrangement.
- Styret reiste spørsmål om behov for sanitet. Tore F. skal snakke med Arendal Røde Kors.

Terreng touring
- Ønske fra Iselin (og Mats og Øystein) om å ha terreng touring klasse på løp i 2016. Styre var positive til dette så sant det kommer biler!

Referent Iselin Dalen

[iselindalen]

Referat fra medlemsmøte 7.september 2016, Lyngrillen

Til stede: Iselin Dalen Moe (styret), Bjørnar Hovatn (styret), Tore Johan Frigstad (styret), Elise Frigstad, Per Kyrre Wangberg, Mate Moe, Ronny Aslaksen, Monica Aslaksen, Anders Østerbø Røed, Anne Julie Lundberg, Vidar Ingvaldsen, Sandra Markset.

Tema: Nytt kjørefelt på Brokelandsheia
Kontrakt er signert for 2 år, med 6 måneders oppsigelsestid på venstre side av veien opp til vanntårnet, og 2 års oppsigelse på høyre side av veien opp til vanntårnet.

Området deles med Gjerstad Trialklubb, og de har andre krav enn oss når det kommer til depot på løp – de må strøm, dusj og toaletter. Dette innebærer store kostnader. Gjerstad Trialklubb får mye midler da de har barn og unge som medlemmer, mens vi i offroadklubben ikke har slike midler.

Forslag fra medlemmer om å forsøke å søke på midler, eksempelvis Kulturetaten i Arendal, eller be om sponsing. Dette tas opp på neste styremøte. Styret har i tidligere styremøte blitt enige om at vi må ha strøm. Medlemmene på møtet var enige i dette. Det innebærer felles dugnad med trialklubben, og at vi deler kostnadene. Spørsmål fra medlemsmøte om mengde strøm, dette skal Iselin sammen med Tore Johan snakke med trialklubben om.

Det vil ikke være lov å bruke aggregat etter klokken 22.00 i depot. Når vi har arrangement vil busser og liknende derfor ha behov for å koble seg på strøm. Forsag fra medlemsmøtet om at man må betale en sum for strømmen i løpet av helgen dersom man kobler seg på. Styret er enig i dette.

Når det kommer til behov for dusj og doer ble medlemsmøtet enige i at dette burde tas opp på årsmøte med flere medlemmer tilstede og når regnskapet for året foreligger. Det er en stor investering å være med på når vi kun har 2 års kontrakt ble det påpekt av medlemsmøtet.

Trialklubben kommer til å ta de 2 røde brakkene fra det gamle feltet til klubbhus. Forslag fra styret om å kjøpe en brakke sammen med trialklubben, med to rom slik at vi får hvert vårt sekretariat. Medlemsmøtet kom med forslag om å kjøpe vår egen 20 fots container til både sekretariat og oppbevaring av ting som ikke hører hjemme i kioskvogna. Medlemsmøtet ble enige i at dette er den beste løsningen. Ronny sjekker opp i dette videre for å få tak i en billig container.

Forslag fra medlemmer om felles dugnadshelg i oktober. Iselin sjekker om dette kan passe for trialklubben, og kaller inn til dugnad.

Forslag fra medlemmer og styret om bom ved veien ned til depot da vi registrerer at det foregår mye kjøring på depot-området som ikke er oss. Iselin spør kommunen om dette er noe de kunne tenke seg å sette opp.

Når det gjelder nytt og gammelt felt er det ikke noen vei som kobler disse sammen. Medlemsmøtet ble enige i at det nye feltet er såpass stort, at vi sannsynligvis ikke vil trenge det som er igjen av det gamle feltet. Vi venter derfor et års tid før vi eventuelt vurderer å lage en vei over til det som er igjen av gammelt felt.

Ønske fra medlemsmøte om oftere trening på Brokelandsheia. Fra nyttår skal vi derfor prøve å få til en trening der i måneden frem mot våren, i tillegg til treninger på Haugereid. Det må alltid være en med løpsleder-brikke tilstede på trening, det må derfor være mulig for løpsleder å avlyse trening hvis det kun kommer 1-2 biler. Medlemmer må være flinke til å gi klare svar i forkant av treningen.

Referent
Iselin Dalen Moe