Referat fra årsmøte i AOK/NMK for år 2016

14.januar 2017, Angelstad, Tvedestrand


Ordstyrer: Jørgen Paulsen
Referent: Iselin Dalen Moe
Antall tilstede: 24 medlemmer inkludert styret.

Sak 1 - Godkjenning av innkalling
Innkalling godkjent av årsmøte.

Sak 2 – Årsberetning
Lest opp av Iselin Dalen Moe. Ingen kommentarer fra årsmøte på årsberetningen.

Tommy Olsen mottok en påskjønnelse fra klubben etter årets Gjerstadsladden, klubben har betalt deler av utgiftene til NBF i forbindelse med løpet. Tommy informerte om at han har bestemt seg for å arrangerer Gjerstadsladden også i 2017, men mulig noe tidligere enn i november for å være sikrere på bedre vær.

Sak 3 – Regnskap
Lest opp av Jørgen Paulsen.

Kommentarer og spørsmål fra årsmøte:
- AOK-regnskapet: Regning på grillmat fra NC-rundene på Brokelandsheia må sendes til NMK v/Thomas Løvskogen snarest. NMK sa ja til å sponse 3000kr.
- NMK-regnskapet: Sum fra NMK er en del av det vi får tilbake for NMK-medlemskap.
- NMK-regnskapet: De som har brikker kan få refundert utgiften til denne. De som er medlem i NMK Arendal kun for å få brikke kan få refundert utgiften til medlemskapet. Regning må da leveres til kasserer Jens Myre.
- Haugereid-regnskapet: Flere av sponsor-avtalene er faste og disse summene vil komme inn for 2017 også. Dette gjelder totalt 12 000kr.
- Haugereid-regnskapet: Leie av verksteder er pr. i dag 60 500, mulig det vil komme utgifter til strøm i tillegg men dette er ikke helt avgjort.
- Haugereid-regnskapet: Jonny Helgesen påpeker at det mangler en post i regnskapet som burde vært der på forsikring. Kasserer Jens Myre får ansvar for å sjekke opp i dette.
- Minne folk på å bruke grasrotandelen!
- Sak til nytt styre: sjekke forsikring på kioskvognen.

Sak 4 – Aktivitetskalender
Iselin Dalen Moe informerer om at aktivitetskalender er utarbeidet i samarbeid med de andre klubbene som har arrangement i kalenderen. Det blir lest opp hvilke arrangement klubben har som mål å gjennomføre i løpet av 2017. Målet er 4 løpshelger. Disse er dobbel runde i Norgescupen, Klubbmesterskap og mini-challenge, AOK Offroad Challenge og dobbelrunde i Sørlandscupen.

Kommentar fra årsmøte på at Nordisk er for tett opp mot Eurotrial og at dette vil kunne føre til færre førere. Det blir også kommentert at vi må være glad noen ønsker å arrangere og gjør det beste ut av det.

Kommentar fra årsmøte på at det er ønskelig å involvere Risør Mekkeklubb mer. Årsmøte var positive til dette. Mats Moe har allerede en del kontakt med Mekkeklubben og har involvert de noe i 2016.

5 – Innkomne saker
Ingen saker meldt inn til styret i forkant av årsmøte.

Kommentar fra årsmøte på at under arrangement har det blitt observert førere og andre i kjøredress eller med brikke rundt halsen som drikker alkohol. Dette ser ikke bra ut utad, og skal ikke skje.

6 – Valg av nytt styre
På valg er formann Jørgen Paulsen og representanter fra Haugereid Vegard Siring og Jonny Helgesen. Ingen stiller til gjenvalg.

Innstilling fra valgkomité lest opp av Jørgen Paulsen.

Forslag til ny formann var Nina Havre Glastad, og forslag til styremedlem fra Haugereid var Joakim Helgesen. Forslag til varamedlemmer var Terje Ingvaldsen og Mats Moe. Bjørnar Hovatn hadde også sagt seg villig til å gå opp som formann. Årsmøte stemte på ny formann, Nina vant med et lite flertall av stemmene. De andre ble umiddelbart godkjent, og Jørgen Paulsen sa ja til å være valgkomité.

Nytt styre blir som følgende:
Formann: Nina Havre Glastad (ny med 2 år igjen)
Nestformann: Bjørnar Hovatn (1 år igjen)
Sekretær: Iselin Dalen Moe (1 år igjen)
Kasserer: Jens Myre (1 år igjen)
Styremedlem: Tore Johan Frigstad (1 år igjen)
Styremedlem (Haugereid): Joakim Helgesen (ny med 2 år igjen)
Vara: Mats Moe (ny med 2 år igjen)
Vara: Terje Ingvaldsen (ny med 2 år igjen)
Valgkomité: Jørgen Paulsen (ny med 2 år igjen)

7 – Eventuelt
Brakker til depotet på Brokelandsheia: Arne Robstad har en dobbel brakke klubben mest sannsynlig kan få mot henting på Birkeland. Årsmøte var positive til dette og takket ja.
Kioskvogna: Årsmøte kommenterte at denne har blitt forsømt i mange år og trenger vask og reparasjoner. Årsmøte etterlyste/ønsket en person som kunne ta ansvar for vognen for å unngå at den forfaller mer og til slutt ikke er brukans. Haugereid-garasjen minnet om at de har sagt seg ville til å fikse den opp, og at de rydder plass for dette så snart den kan fraktes dit. Årsmøte ble enige om at styret må finne ut hvem som tar ansvar etter dette.
Innkjøp til kioskvognen: Årsmøte lurte på om det var funnet nye ansvarlige her. Det er det ikke og styret tar dette opp på neste styremøte.
Materialforvalter: Forslag fra årsmøte om å oppnevne en materialforvalter i forbindelse med alt som skal gjøres i det nye kjørefeltet på Brokelandsheia. Årsmøte og styret var positive til dette og styret tar dette opp på neste styremøte.
Feltet på Brokelandsheia: Forslag fra årsmøte om å lage en gapahuk på det første platået i første sving i nytt kjørefelt. Årsmøtet var positive til dette, men det er ikke første prioritet. Årsmøtet kommenterte også at under forrige dugnad ble det startet på å rydde en vei i det nye kjørefeltet, men noen lass pukk og en gravemaskin kan denne veien bli ferdig og fungere som en rundkjøring i deler av feltet.
Feltet på Haugereid: Årsmøte lurte på hva som skjer i forhold til å søke om regulering av området det kjøres på. Jonny Helgesen informerte om at dette er noe han jobber med. Forslag fra årsmøte om at nytt styre må bidra til å kartlegge dette.